Современные инструменты позволяют освободить специалистов от монотонной ручной работы, оставив на них только коммуникационные и творческие задачи. В Jooble комплексно подошли к вопросу автоматизации своих HR-процессов. Это заняло почти год, процессы автоматизировали один за другим, но в конце каждый в отделе экономит несколько рабочих дней в месяц. Как это происходило, рассказала Юлия Лиснянская. На основе ее опыта мы создали поэтапный чек-лист, как автоматизировать HR-процессы в компании.
Юлия Лиснянская, Employee Support lead в Jooble
1. Посчитать, что вы делаете, и сколько времени это занимает
«Мы Jooble подошли к вопросу автоматизации HR-процессов комплексно. Начали заниматься этим вопросом в феврале 2020 года, – рассказывает Юлия Лиснянская. – Начали с того, что собрались с командой и расписали все задачи, которые выполняем. В Excel-таблицы посчитали почасово, сколько времени занимает каждый процесс». В конце в компании поняли Management Practice команда тратит очень много времени именно на операционную деятельность – рутинные задачи, подсчеты статистики, занесение информации в документы и так далее. У специалистов не остается времени на более стратегические задачи.
«Сбор информации о текущей ситуации – это важный этап работы над автоматизацией процессов. Ведь во время командного обсуждения могут возникнуть идеи, какую работу можно ускорить без дополнительных инструментов. И наконец определиться, какие задачи отбирают много времени», – говорит експертка. После этого в компании проанализировали, какие именно процессы можно автоматизировать и начали искать конкретные инструменты, которые могут в этом помочь.
2. Протестировать различные инструменты
Перед тем, как выбрать конкретные сервисы, Юлия Лиснянская сделала масштабный обзор существующих на рынке предложений. После этого – протестовала их. У каждой программы есть бесплатный пробный период, которым можно воспользоваться для ознакомления с сервисом.В частности Юлия протестировала более 20 различных инструментов, среди которых Hurma, Paser, PeopleForce, Personio, CakeHR, BambooHR. В каждой разная специфика, например, BambooHR больше подходит для больших аутсорс-компаний, в которых работают 1000+ человек. А CakeHR больше подойдет для рынка Европы и Америки. Management Practice команде Jooble нужен был инструмент для средней компании на 500+ сотрудников, с оптимальным соотношением цены и полезности. Ведь в целом сервисы для автоматизации стоят недешево, поэтому важно понять, насколько конкретная программа вписывается в цели компании и ее бюджет. «Моя ошибка была в том, что я начала смотреть весь рынок в целом и сразу искать комплексный инструмент, который бы позволил автоматизировать все процессы, которые мы определили для себя. Впоследствии поняла, что для разных задач можно использовать различные инструменты, если их удачно скомпоновать», – рассказывает Юлия.
3. Обосновать руководству
Сервисы по автоматизации – это дополнительные периодические расходы для компании. Поэтому эйчарам нужно доказать руководству, что бюджет на это стоит выделять. Юлия Лиснянская советует аргументировать цифрами. «Посчитайте, сколько стоит час вашего рабочего времени, и сколько часов вы тратите на ручную работу. Сравните это со стоимостью программы на каждого человека. В целом автоматизация обходится дешевле, чем ручная работа эйчара», – объясняет експертка. Например, сейчас в Management Practice команде Jooble экономят примерно 5 рабочих дней в месяц на каждого сотрудника.
4. Выбрать оптимальные инструментыВ конце в Jooble остановились на четырех инструментах для автоматизации HR-процессов:
-
Рекрутинг начинается с раздевалки. Как нанимать рабочих на завод
- Paser – платформа для перформанс-менеджмента. Это украинская компания, которая помогает автоматизировать HR-процессы, начиная с подписания заявлений на отпуск и оформление больничных, а также оформления релокейту или материальной помощи. Такими сервисами можно воспользоваться буквально в один клик. В этой программе можно провести оценку персонала и фидбэк сессии и настроить процесс онбординга и офбординга. Ведь увольнение человека – это довольно сложный процесс: нужно подписать много документов, сдать технику, выключить все доступы в систему и так далее. Услуги для автоматизации позволяют сократить время, которое на это уходит.
- Slack – корпоративный мессенджер, в котором также есть возможность автоматизировать рабочий процесс. Например, создать шаблоны для сообщений, которые вы регулярно отправляете своим сотрудникам – напоминание сбросить какой-то отчет или запрос на определенные документы. Он синхронизируется с Paser, поэтому одну и ту же информацию о каждом сотруднике заносить в обе системы не требуется
- Телеграмм-боты. Их удобно использовать для онбординга.
- Breezy HR – АТС-система, которая помогает отслеживать связь с кандидатами. Здесь рекрутеры ведут свои вакансии, формируют воронку найма, смотрят статистику. Также есть возможность отправлять автоматические фидбэк кандидатам, назначать интервью и тому подобное.
Как это помогает в работе
Сервисы для автоматизации – это удобство не только для эйчаров, но и для всех сотрудников компании. Например, раньше, чтобы пойти в отпуск, работник Jooble имел отправить через Вчасно документы на своего тимлида, затем – в бухгалтерию, а после всех согласований распечатать их на бумаге и снова собрать подписи. Когда в компании перешли на удаленную работу, этот процесс еще более усложнился.
«Сейчас у нас есть люди, которые работают удаленно из Харькова, Днепра, Одессы, а также Беларуси и Германии. В случае с этими людьми бумажные документы приходилось бы пересылать по почте, – говорит Юлия. – Но благодаря автоматизации, сотрудник может просто кликнуть кнопку “Vacation”, выбрать дату и оформить все за две минуты».
Как только кто-то создает заявку об отпуске, в мессенджере Slack приходит оповещение в тимлида. Тот может поставить свою подпись, или отказать, описав объяснения в комментариях.
Когда речь шла об опросе работников, ранее в Jooble пользовались различными онлайн-сервисами, где можно создать анонимную анкету, а также Google-формами. Но сводить всю аналитику приходилось вручную. Современные сервисы по автоматизации позволяют создавать такие анкеты прямо в системе, рассылать их на всю компанию через Slack, в онлайн-режиме видеть результаты и в любую секунду скачать отчет, система формирует автоматически.
«Скоро у нас стояла задача провести в команде “оценку 360”. В первый раз мы проводили ее с помощью Google-форм и Excel-таблиц. Учитывая, что у нас в компании около 300 штатных сотрудников, и на каждого человека нужно было создать 6 опросников, в конце получили огромный массив данных, и потратили 2 месяца, чтобы их систематизировать. Сейчас в Paser мы это делаем за несколько недель».
Кроме того, в системе можно хранить всю информацию о каждом сотруднике, но при этом настраивать, какие именно данные смогут увидеть другие коллеги. Например, день рождения и годовщина работы в компании могут быть открытой информацией, а возраст, адрес и семейный статус – закрытой.
Также через Paser в Jooble автоматизировали часть работы рекрутеров – например, подтверждение офферу и онбординг. Через систему можно создавать заявки для сисадмина, которые имеют подключить различные доступы, предоставить технику новому сотруднику, и так далее.
Сейчас в компании находятся в поисках удобной АТС-системы для рекрутинга, позволяющей вести статистику и проводить аналитику. Существующие сервисы ориентированы на рынок США, американские джоб-борды и крупные компании на 1000-1500 сотрудников, поэтому они довольно дорогие. В Jooble пока не нашли оптимального решения для среднего бизнеса, которое бы подходили под задачи компании. Но надеются, что такой сервис скоро появится на рынке.
В завершение – еще несколько советов от Юлии Лиснянской:
1. Начинать с точечных инструментов, и только потом рассматривать более комплексные. Ведь комплексные инструменты довольно дорогие, а на их тестирование уходит много времени.
2. Рассматривать первую очередь украинские сервисы. Американские и европейские могут не подходить, ведь у них своя специфика HR-процессов. Например, американский профиль сотрудника отличается от профиля сотрудника в Украине. Так же и отличается часть процессов: например, когда человек идет на больничный, в украинских компаниях она должна получить подтверждение от своего тимлида, тогда как в американских это происходит в одностороннем порядке – сотрудник просто ставит руководителя в известность.
3. Осознать, что это длительный процесс, и не спешить. В частности, в Jooble автоматизация заняла целый год.
«В итоге скажу, что медленный и вдумчивый процесс – правильное решение. Не стоит спешить и скупать все подряд инструменты. Следует серьезно подойти к этому вопросу, тщательно проанализировать свои требования, протестировать различные сервисы и рассчитать бюджет. Если подойти к этому процессу правильно, в конце автоматизация существенно улучшит жизнь не только эйчаров, но и всех сотрудников в компании и поможет справиться с рутинными задачами, которые поглощают лишнее время».
