Как описывать HR-процессы: советы и инструменты

Описать HR-процессы, чтобы их можно было легко автоматизировать и вшить в CRM, дело не простое. Зоя Храпаль, поделилась своим опытом по описании процессов, который может пригодиться специалистам.

Эксперт:

Зоя Храпаль, HRM at First Sport Group

Выстраивание процессов внутри бизнеса имеет несколько преимуществ. Чем понятнее выстроен процесс, тем спокойнее, прозрачнее работается людям и экономится время. Например, если собрать воедино затрачиваемое время всех, кто участвует в онбординге — вы получите его стоимость. Чем проще, максимально быстро идет «посадка на борт» сотрудника, тем дешевле и быстрее бизнес получает профит от новичка. Такая же схема работает и в других аспектах.

Раннее в моем опыте я прописывала процессы через BPMN 2.0. Тогда удалось собрать онбординг и адаптацию, увольнение, интернатуру, рекрутинг. Описать задачи не только HR-отдела, но и финансистов, юристов, руководителей отделов. Такой подход внес больше понимания нюансов в работе каждого подразделения.

Основные принципы выстраивания HR-процессов:

• Схема должна быть пошаговой и прослеживаться логика движения задач, при этом, не иметь дублирования у исполнителей. Процессы могут быть параллельными, но обязательно стоит это отмечать. Схема должна иметь завершение или переходить в следующий этап. Например, по завершению испытательного срока, мы запускаем новый процесс по разработке индивидуального плана развития и ставим задачи на Performance Review;
• Мы привязываем задачу не к человеку, а к роли. Например, HR-bossistrator, People Partner, офис-менеджер и т.д.;
• Есть два подхода к описанию процесса, его можно описывать в связи между ключевыми ролями, а можно описывать пошаговые действие каждой роли;
• В схеме описываются типичные ситуации, если есть список исключений, его лучше добавить в отдельном документе, где можно вписать все пояснения;
• Не бойтесь постоянно изменять HR-процессы. Изменения говорят о динамике развития компании и наоборот является плюсом. Даже если вы пришли к соглашению и выстроили процессы, пересматривайте их ежегодно;
• Можете вдохновляться чужими примерами, но создавайте свое, что точно впишется в реалии вашей компании;
• Привлекайте всех участников к обсуждению, внедряйте их опыт и рекомендации. Тогда они будут передавать процессы дальше, так как в них будет аккумулирован смысл;
• Ищите возможности для автоматизации каждого из процессов.

Описание HR-процессов важно, но не стоит ожидать, что это будет обязательно в идеальном виде и расписаны все мелкие задачи. Важно, чтобы схема была интуитивно понятна.

Если вы работаете с compliance и сертификациями по безопасности, хранению данных (например, удаление аккаунтов после увольнения), следует предельно щепетильно подойти к выстраиванию HR-процессов.

Выстраивание процессов по BPMN 2.0 отлично получается в Jira, ActiveCollab или на других подобных сервисах. Процесс должен легко разбиваться на чек-листы пошаговых действий и участников. В интернете вы найдете много информации как BPMN 2.0 применяется в продажах, в производстве. Но, поверьте, если покипеть мозгами по той же методологии можно построить онбординг, Performance review, Individual Development Plan, внутреннее обучение.

Чтобы выбрать в чем рисовать схемы для демонстрации процессов, важно учесть такие факторы:

1. Дать права редактирования другим участникам процесса;
2. Возможность выгрузки качественных изображений, для удобства работы;
3. Идеально, если в инструменте есть готовые заготовки, чтобы изменить их под себя.

Рекомендую бесплатные сервисы: Bizagi, Miro, Diagrams.

Разложив в схеме свои привычные процессы, вы увидите: где дублируются задачи, где излишняя коммуникация или наоборот информационный вакуум, где лишние роли и возможно ли этих людей освободить от некоторых задач, и где есть возможность минимизировать риски.

Для наглядности оставляю схему организации обучения. Она проста для восприятия, в ней использованы базовые нотации, видны роли и зоны ответственности организатора тренинга, тренера, бухгалтера. Процесс может выглядеть примерно так, а может быть детализирован еще сильнее.

Организация обучения на основе опыта Omnitracker

Надеюсь, мои советы помогу вам описать и выстроить схему, но это лишь половина успеха. Далее идет большая работа по внедрению и оттачиванию имеющихся процессов со всеми его участниками.