Якщо ви опинилися в складній ситуації, коли вам доводиться бути відсутнім на робочому місці, вам слід написати лист-пояснення, щоб повідомити відповідну особу про свою відсутність. Наприклад, лист-пояснення може бути адресований менеджеру, керівнику або представнику відділу кадрів. Документуючи пропущені робочі дні, ви можете підтримати своїх колег і дозволити компанії покрити вашу відсутність, поки ви не повернетеся на роботу. Якщо ви навчитеся писати лист-пояснення, ви зможете грамотно і коротко пояснити, чому ви були відсутні на роботі з поважної причини.
З нашого матеріалу ви зможете дізнатися, як писати листи-пояснення, для чого саме призначені подані повідомлення, і що обов’язково потрібно врахувати в листі. Консультаційний центр Jooble також надає п’ять прикладів листів-пояснення для найпоширеніших причин відсутності на роботі.
Зміст статті
Є кілька важливих причин для написання листів-пояснень.
Перш ніж писати лист-пояснення, ви повинні знати кілька важливих речей. Їх дві:
Щоб написати грамотний і професійний лист-пояснення, вам слід зробити кілька важливих кроків:
Почніть писати лист-пояснення з привітання. Переконайтеся, що ваш лист адресований правильній людині – керівнику, колезі, менеджеру з персоналу або іншій особі. Наприклад, якщо ви захворіли і йдете на прийом до лікаря, ви можете надіслати лист-пояснення своєму безпосередньому керівнику. У той же час, якщо ви збираєтеся пропустити досить важливу зустріч компанії через те, що вас призначили свідком на судовому сасіданні, вам слід надіслати лист про свою відсутність не лише безпосередньому керівнику, але й продублювати його спеціалісту з управління персоналом.
Офіційний лист-пояснення повинен містити подяку колезі або роботодавцю за те, що він надав вам час для лікування, догляду за членом сім’ї або вирішення будь-якої іншої особистої проблеми. Цей лист-пояснення має продемонструвати, що ви цінуєте турботу вашого керівника і розумієте, на що він готовий піти заради вас.
У листах неодмінно слід вказувати причину відсутності. Намагайтеся складати лист так, щоб він був максимально лаконічним і не містив зайвих несуттєвих деталей. Вам слід коротко пояснити, чому ви пропустили роботу/зустріч/зустріч і подякувати одержувачу за розуміння, після чого можна завершити повідомлення. Наприклад, якщо ви захворіли, напишіть щось на кшталт: “Мені шкода, що я пропустив сьогоднішню зустріч, але я захворів”. Уникайте невдалих формулювань: “Я не прийшов сьогодні на роботу, тому що мені стало зле зранку, у мене температура і сильний головний біль”.
Крім того, у листі-пояснені слід описати кроки, яких ви вжили, щоб компенсувати пропущену роботу під час вашої фізичної відсутності на робочому місці. Наприклад, якщо ви часто робите нотатки для команди на кожній зустрічі, ви можете згадати, що попросили про це свого колегу.
Деякі фірми можуть також вимагати лист з проханням про виправдання відсутності та додаткові документи, що пояснюють, чому ви пропустили роботу або зустріч. Ви можете додати довідку з лікарні, повістку до суду або інші документи. Додайте відскановану копію документа до свого електронного листа.
Якщо ви не можете бути присутнім на роботі, подумайте про те, щоб попросити дозволу працювати з дому замість того, щоб брати повну відпустку. Таким чином, ви зможете зберегти свій вільний час для відновлення або вирішення проблеми. Ваш роботодавець або колеги можуть оцінити ваше бажання і готовність працювати.
Ваші колеги та керівники будуть вдячні вам за те, що ви залишаєтеся на зв’язку під час вашої відсутності. Наприклад, ви завжди можете тримати свій телефон при собі і відповідати на дзвінки та повідомлення. Ви можете вказати номер свого мобільного телефону в електронному листі, попросити написати електронну пошту або залишити загальну адресу в чаті.
Насамкінець поставте свій підпис, подякуйте за увагу та вкажіть свою посаду (якщо це дозволено політикою компанії). Якщо ви пишете лист-пояснення про виправдання відсутності на ім’я менеджера з персоналу, вам також слід надати додаткову контактну інформацію, тому вкажіть свій номер телефону під електронною адресою.
Ми зібрали для вас деякі загальні рекомендації та приклади того, як написати офіційний лист-пояснення.
22 березня 2022 року
Від: Наталії Міщенко
До: Васильчук Марини
Тема: Пояснення відсутності з особистих обставин
Шановна пані Марино,
Я пишу цього листа, щоб задокументувати свою відсутність на роботі 13 березня 2022 року. Справа в тому, що у мого сина сталося погіршення здоров’я, який призвело до його госпіталізації.
Я додаю додаткову довідку від лікаря щодо цього інциденту. Якщо вам знадобиться моя додаткова допомога, я завжди буду на зв’язку. Просто повідомте мені на мій контактний номер.
З повагою,
Наталія Міщенко.
25 грудня 2022 року
Від: Сергія Федорця
До: Бориса Петренко
Тема: Відсутність на роботі у зв’язку з доглядом за членом сім’ї
Шановний пан Борис,
Пишу вам, щоб повідомити про мою заплановану відсутність, починаючи з цього понеділка. Як я вже пояснював, у понеділок, 26 грудня, моїй мамі робитимуть невелику операцію. Крім того, я додаю довідку від лікаря, щоб Ви могли ознайомитися з нею. Мене не буде з 26 по 29 грудня.
Я заздалегідь проконсультувався зі своїми колегами, а мій помічник Егор Сокотенюк погодився готувати щотижневий звіт, що є моїм обов’язком. Крім того, Егор Сокотенюк запропонував тримати мене в курсі будь-яких нагальних питань, які можуть вимагати мого негайного втручання.
Обов’язково зв’яжіться зі мною негайно, якщо у вас виникла невирішена термінова проблема, яка вимагає моєї уваги, поки мене немає в офісі. Я дуже вдячний за ваше розуміння.
З повагою, Сергій Федорець.
19 вересня 2022 року.
Від: Олени Петренко.
До: Анастасії Рябчук
Тема: Відпустка у зв’язку з хворобою та травмою
Шановна пані Анастасія Рябчук,
Прошу прийняти цей лист як моє пояснення та письмовий звіт про мою відсутність 15 вересня 2023 року. Того дня я не змогла з’явитися на роботі, тому що у мене загострилася астма, і я почала відчувати серйозні проблеми з диханням. Мені довелося негайно звернутися до лікарні за невідкладною медичною допомогою і пройти декілька процедур, щоб одужати.
Прошу з розумінням поставитися до причини моєї відсутності. Я ділюся з вами довідкою від мого лікаря та іншими підтверджуючими документами. Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам потрібні додаткові документи або додаткова інформація.
З повагою,
Олена Петренко.
23 листопада 2022 року
Від: Вікторія Саух
До: Ярослава Музичука
Тема: Офіційний лист-пояснення відсутністі у зв’язку з надзвичайною ситуацією
Шановний Ярослав Музичук,
Прошу вважати цей лист офіційним повідомленням про те, що я не зможу вийти на роботу 21 листопада 2022 року у зв’язку з надзвичайною ситуацією. Я завжди був доступний по мобільному телефону та електронній пошті і вже встиг виконати завдання для моєї незапланованої відпустки. Будь ласка, дайте мені знати, якщо я можу надати іншу додаткову інформацію.
Я ціную ваше розуміння.
З повагою, пані Вікторія Саух.
5 січня 2022 року
Від: Василя Іщенко
До: Сергія Степанця
Тема: Відпустка за власний рахунок
Шановний пане Сергіц,
Прошу вибачення за те, що не зміг бути присутнім на сьогоднішній зустрічі щодо фінансової звітності компанії. На жаль, сьогодні вранці мені стало погано, і мені довелося терміново звернутися до лікаря, який підтвердив повторний візит у понеділок, якщо мені не стане краще. Я також поговорив з Вікторією, щоб вона надіслала мені нотатки та забрала всі необхідні документи з офісу.
Дякуємо за розуміння та підтримку,
З повагою,
Василь Іщенко.
Написати офіційний лист про відсутність на роботі відносно просто. Вам потрібно дотримуватися кількох важливих правил. У цій статті ми зібрали кілька порад про те, як це зробити правильно. Варто висловити свою вдячність і розуміння.
Найчастіше відсутність на роботі пов’язана з незапланованими надзвичайними ситуаціями. У той же час, варто висловити бажання продовжувати працювати. Обов’язково вкажіть у листі, що ви все ще на зв’язку, хоч і віддалено. Підкресліть, що ваші колеги, асистент або керівник завжди можуть зв’язатися з вами за потреби.
В кінці листа не забудьте подякувати одержувачу за розуміння. У кожного трапляються непередбачувані обставини – проблеми зі здоров’ям, необхідність догляду за родичами чи інші проблеми. Ваш керівник, швидше за все, з розумінням поставиться до вашої ситуації, але не завадить висловити свою вдячність.
