Отримання електронного листа-знайомства може бути несподіваним і дивовижним, особливо якщо ви ніколи не стикалися з цим раніше. Однак важливо знати, наскільки корисною може бути відповідь на електронне знайомство з дотриманням етикету. Це не лише шанс відкрити двері до нових перспектив, але й залишити незабутнє враження на майбутнє.
По суті, знання того, як відповісти на вступний електронний лист, є цінною навичкою нетворкінгу. Якщо ви зробите це професійно, то задасте правильний тон подальшому спілкуванню. Якщо ви хочете відточити цю навичку, влаштовуйтеся зручніше і продовжуйте читати нашу статтю!
Зміст статті
Вступний електронний лист – це один із способів розпочати комунікацію, спрямовану на встановлення ділових або професійних зв’язків різного роду. Це можуть бути продажі, співпраця, пошук талантів або можливості кар’єрного зростання.
Перевага цього підходу полягає в тому, що він підходить для обох сторін, як роботодавця, так і працівника. Компанії можуть зв’язатися з потенційними кандидатами або партнерами, представитися та надати детальну інформацію про свою пропозицію. Працівники можуть продемонструвати свою зацікавленість у вакансії, заявити про себе та свій досвід на високому рівні.
Перш за все, мова йде про етикет. Коли до нас звертаються в реальному житті, ми навряд чи промовчимо або проігноруємо співрозмовника. Різниця між принципами спілкування онлайн і офлайн не така вже й велика, хоча це не всім очевидно. Незалежно від того, чи зацікавила вас пропозиція, ми рекомендуємо надіслати лист-відповідь. Навіть якщо він складатиметься лише з кількох рядків, це допоможе створити гарне враження завдяки:
Пам’ятайте, навіть якщо зараз інформація не має до вас відношення, вона цілком може стати в нагоді пізніше.
Ось ми і дійшли до практичної частини. З’ясувавши позитивні наслідки відповіді на вступний лист, давайте розглянемо кілька прикладів і порад, як створити професійний лист-відповідь.
Важливо пам’ятати, що кожен діловий лист має певну структуру. Окрім того, що дотримання принципів правильного ділового письма справляє професійне враження, воно має ще й психологічне підґрунтя. Зробивши свій електронний лист організованим і структурованим, ви значно полегшити завдання читача. Він з більшою ймовірністю дочитає ваше повідомлення до кінця і сприйме інформацію краще і швидше, на відміну від читання погано організованого тексту. Це цілком може гарантувати, що одержувач дасть відповідь швидше і з більшим бажанням.
Перша частина добре організованого електронного листа – це завжди вступ. Що саме ви повинні включити в нього?
Ось приклад, на який можна спиратися при написанні вступного слова:
Тема: Дякуємо за вступний лист
Шановна пані/пан Василенко,
Дякую, що звернулися до нас!
Я був дуже радий почути від вас про позицію розробника контенту, яка зараз доступна в GinnyTech! Я також ціную той факт, що моя кандидатура зацікавила вас.
Якщо пропозиція вас зацікавила, не варто відлякувати непрофесійно складеною відповіддю. Деякі вступні листи можуть не містити деталей, тому не соромтеся запитувати всю необхідну додаткову інформацію, яка допоможе вам визначитися з подальшими кроками. Ось кілька ідей, які варто врахувати при написанні листа-відповіді.
Найкращий спосіб продемонструвати свою щиру зацікавленість – це попросити більше інформації на цю тему. Якщо це вступний лист про можливість працевлаштування, можливо, ви захочете ближче ознайомитися з обов’язками. Якщо йдеться про можливість партнерства, вам можуть бути цікаві нюанси співпраці. Якщо це лист від відділу продажів, можливо, ви хочете дізнатися більше про товари або послуги, що ними пропонуються. Або ви просто хочете дізнатися, з яких джерел можна дізнатися більше про відправника та його компанію. Ставте додаткові запитання про все, що може зробити процес прийняття рішення швидшим і простішим для обох сторін.
Якщо лист переслідує мету налагодження контактів, надання додаткової інформації про себе також може стати в нагоді. Наприклад, уявіть, що вас або вашу компанію комусь представили або порекомендували. І ось ви отримали листа від потенційного клієнта, що є шансом налагодити нові професійні зв’язки. Незалежно від того, чи знайомий він з деталями, чи ні, завжди варто взяти ініціативу в свої руки і надати всю необхідну інформацію ще раз, перш ніж він попросить вас про це. Не завжди відправник знає все дуже добре, але ви продемонструєте свою повагу і турботу про нього як про потенційного клієнта або партнера.
Це ще одне правило добре написаного листа – він має бути лаконічним, але інформативним. Будьте доброзичливими, але не переходьте межу, будучи безцеремонними або торкаючись занадто особистих тем. Ви не хочете витрачати час співрозмовника на несуттєву інформацію. Наприклад, якщо вас запитують про онлайн-співбесіду, не потрібно говорити, що у вас в цей день візит до стоматолога і тому ви не можете приєднатися до співбесіди. Просто запропонуйте інший день або час.
Також пам’ятайте, що це ділове листування. Ви повинні дотримуватися професійного тону впродовж усієї відповіді. Уникайте надмірної похвали чи компліментів. Демонструвати свою вдячність і використовувати добрі слова – це чудова ідея, однак надмірно підлеслива поведінка тут явно недоречна.
Щоб встановити новий контакт, вам слід спонукати відправника підтримувати зв’язок. Навіть якщо пропозиція не є актуальною для вас зараз, вона може стати такою через деякий час. Або навпаки, колись іншій стороні можуть знадобитися ваші послуги чи допомога. Це, безсумнівно, безпрограшний сценарій для обох сторін. Щоб продемонструвати свою готовність підтримувати контакт, ви можете розглянути можливість застосування наступних підходів.
кщо пропозиція має для вас сенс, не зволікайте з обговоренням подальших кроків. Поділіться своїми ідеями щодо потенційної співпраці – спільні цілі обов’язково побудують міцні зв’язки та створять можливості для взаємного успіху. Нові маркетингові та рекламні можливості також не будуть зайвими. Кожен бізнес має свою аудиторію, тому ви можете спробувати перехресне просування і, як наслідок, розширити охоплення один одного. Якщо це можливість працевлаштування, запитайте більше інформації про роль і повідомте, коли ви зможете прийти на співбесіду.
Фраза “Вибачте, пропозиція не є актуальною на даний момент, але давайте залишатися на зв’язку!” може звучати дивно, оскільки вона не дає жодної ясності. Більш конкретна відповідь може врятувати ситуацію і дати відправнику відчуття, що ви дійсно зацікавлені в потенційній співпраці. Вказуйте більш конкретні часові рамки, наприклад: “Ваша пропозиція може стати актуальною через місяць. Будь ласка, залиште свій номер телефону, і я зателефоную вам, коли дізнаюся всі деталі”. Вказуйте засоби зв’язку та час, коли відправник може очікувати на відповідь, щоб ваша відповідь не виглядала як розпливчасті обіцянки.
Незважаючи на те, що за останні кілька років методи нетворкінгу в Інтернеті вдосконалювалися, зустрічі офлайн незмінно залишаються більш ефективним способом встановлення значущих зв’язків з новими людьми. Наприклад, дослідження довели, що рукостискання сприяє підвищенню кооперативної поведінки та сприяє більшій відкритості під час переговорів. Обидва ці фактори продемонстрували надзвичайно сприятливий вплив на досягнення успішних спільних результатів та укладання угод. Крім того, беручи участь разом з людиною у заході та обмінюючись досвідом, ви розвиваєте міцніший зв’язок один з одним. Відвідування конференцій, семінарів або виставок ідеально підходить для цієї місії, оскільки вони також пропонують освітні можливості у спільній сфері.
Кажуть, що краще один раз побачити, ніж сто разів почути, тому ось два приклади листів-відповідей, які ви можете використати як макет для своїх власних. Будьте уважні до мети та деталей і не забувайте вичитувати текст кілька разів. Ви також можете скористатися численними програмами зі штучним інтелектом в Інтернеті для перевірки орфографії та граматики – за жодних обставин наш діловий лист не може бути неграмотним. Це одразу ж стає тривожним сигналом.
Тема: Дякую за ознайомчий лист
Шановна пані Нечитайло,
Мені дуже приємно дізнатися, що наша компанія, GinnyTech, привернула Вашу увагу і надихнула Вас звернутися до нас. Я також ціную Ваші зусилля та час, витрачені на підготовку вступної презентації про Вашу компанію, Newation Industries.
Я вважаю, що співпраця може бути корисною для нас обох. Тому я буду радий обговорити можливості нашого партнерства якнайшвидше.
Як щодо організації онлайн-дзвінка в найближчі тижні? Будь ласка, дайте мені знати, коли вам буде зручно.
Щиро дякую,
Василь Чупира
мобільний: (093)-202-1100
робочий: (044)-550-0050
електронна пошта: chupyra@ginnytech.com
Тема: Відповідь на ваш ознайомчий лист
Шановний пане Вікторе,
Дякуємо, що звернулися до нас!
Я була дуже рада почути від вас про вакансію розробника контенту, яка зараз відкрита в GinnyTech! Я також ціную той факт, що моя кандидатура зацікавила вас. Мене дуже надихає робота, яку виконує ваша компанія, і я була б рада приєднатися до команди.
Я буду рада розпочати процес співбесіди, коли вам буде зручно. Я готова відповісти на будь-які питання, які у вас можуть виникнути до мене, і обговорити подальші кроки нашої співпраці.
З нетерпінням чекаю на вашу відповідь!
З повагою,
Любов Сова
мобільний: (098)518-7654
електронна пошта: sova@gmail.com
Ви ніколи не повинні ставитися до налагодження контактів з іншими професіоналами недбало, тому що це один з найбільш дієвих способів зміцнити свої позиції в бізнесі. Вступний лист – це частина процесу нетворкінгу, тому так важливо вміти відповісти на нього професійно. Основні принципи включають лаконічність, інформативність та повагу до відправника. За допомогою порад, наведених у нашій статті, ви зможете вдосконалити свої навички письма та зарекомендувати себе як гідного учасника ділового спілкування.
