Якщо співробітник звільняється або збирається бути відсутнім на робочому місці протягом тривалого часу, він повинен підготувати документ про передачу повноважень, в який включити всю необхідну інформацію про свої поточні проекти та робочі процеси. Цей документ значно полегшить завдання людині, яка буде його заміщати, запобігаючи порушенню бізнес-процесів.
Незалежно від того, чи це звіт про обов’язки, графік роботи, майбутні дедлайни або просто щоденні завдання, звіт про передачу повноважень повинен бути створений належним чином. Інакше він може втратити свою ефективність і навіть ускладнити ситуацію.
Як уникнути таких ситуацій? Використовуйте добре структурований шаблон звіту про передачу! У нашій статті ми надаємо вичерпний огляд професійного документа про передачу повноважень та простий у використанні шаблон, який забезпечить безперебійну передачу всіх деталей від одного працівника до іншого.
Зміст статті
Коли йдеться про передачу важливої інформації на робочому місці, необхідно подбати про те, щоб зробити це у найзручніший для одержувача спосіб. Давайте розберемося, як це зробити.
Процес адаптації нового співробітника зазвичай передбачає гори інформації, яку потрібно обробити та засвоїти якомога швидше. Однак наш мозок і обсяг пам’яті мають свої межі; саме тут у гру вступають інструкції з робочого процесу та документи про передачу повноважень. Ось як вони служать:
Переваги добре структурованих документів про передачу
Ми з’ясували, чому документація про передачу важлива, тепер давайте з’ясуємо, чому вона має бути добре структурованою.
По-перше, добре структуровані звіти про передачу можна легко оновлювати або змінювати, а також легше постійно підтримувати актуальність і точність інформації.
По-друге, хороший документ про передачу чітко окреслює, хто відповідає за які завдання та рішення, таким чином запобігаючи непорозумінням щодо ролей та обов’язків.
По-третє, чіткий документ про передачу повноважень гарантує ефективну передачу знань та досвіду працівника, який звільняється. Завдяки стандартизованому формату передачі інформації, важлива інформація має мало шансів бути пропущеною або втраченою.
Тепер давайте нарешті перейдемо до суті і подивимося, що насправді означає “добре структурована”. Ми перерахуємо основні елементи професійного документу про передачу.
Добре структурований звіт повинен містити:
Тут ви знайдете корисні рекомендації щодо створення комплексного звіту про передачу.
Детальна структура документу про передачу повноважень безпосередньо пов’язана з його метою. Ось кілька прикладів для розгляду.
Передача проекту. Коли один або група співробітників передає проект іншій команді, корисним є звіт про передачу проекту. Шаблон повинен містити:
Шаблон плану переходу. Один із працівників звільняється і має передати свої обов’язки наступнику. Його мета – надати всю необхідну інформацію, щоб уникнути або принаймні мінімізувати будь-які перебої в робочому процесі. Очікується, що документ включатиме:
Шаблон управління змінами. Надійний спосіб планувати та впроваджувати зміни, підтверджувати схвалення та проводити аналіз після впровадження. Звіт повинен містити:
Це може зайняти деякий час. Однак користь від добре підготовленого звіту про передачу повноважень варта того. Намагайтеся включити в нього найактуальнішу та найновішу інформацію, щоб переконатися, що новий працівник її зрозуміє. Порадьтеся з колегами, щоб перевірити, чи однаково ви розумієте проблеми. Виділіть додатковий час на написання покрокових інструкцій для особливо складних або проблемних аспектів вашої роботи. Структуруйте зібрану інформацію в логічні розділи або категорії. Використовуйте заголовки, підзаголовки та маркери для більшої ясності.
Як ми вже з’ясували, формат передачі зазвичай залежить від типу або мети. Крім того, кожна компанія може мати власні вимоги до формату, тому варто проконсультуватися з вашим відділом кадрів. Однак ці три правила є обов’язковими для всіх: професійний тон, читабельність і грамотність. Сучасне програмне забезпечення може допомогти в цьому.
Після того, як ваш звіт про передачу повноважень готовий, настав час перейти до його практичної реалізації.
Навіть якщо ваш звіт про передачу повноважень є максимально лаконічним, у нового співробітника все одно можуть виникнути запитання. Лише співпрацюючи один з одним, ви зможете забезпечити плавний перехід. По-перше, дайте можливість для зворотного зв’язку: це допоможе вам переконатися, що ваші повідомлення зрозумілі. По-друге, надайте різні можливості для комунікації. Деякі ситуації можуть вимагати особистих зустрічей, тоді як інші можна вирішити за допомогою електронної пошти або миттєвих повідомлень.
Текст важливий, але багато людей швидше сприймають інформацію за допомогою візуальних образів, тому додайте до звіту про передачу якомога більше скріншотів. Нарешті, визнайте та поважайте культурні відмінності при виборі стилю спілкування, щоб уникнути незручного або негативного досвіду спілкування з вашим наступником.
Найбільша помилка, якої ви можете припуститися при створенні документа, – це включення неактуальної або неповної інформації. Відсутність критично важливих деталей неодмінно завадить новій людині ефективно виконувати свої обов’язки. Також не варто думати, що нова людина повинна знати про всі процеси за замовчуванням, якщо вона вже працювала в тій самій ролі раніше. У різних компаніях можуть бути різні підходи та процедури. І, нарешті, не обманюйте себе думкою, що якщо ваш звіт зрозумілий вам, то він автоматично зрозумілий і всім іншим. Подальші дії є обов’язковими.
І на десерт: ми підготували шаблон звіту про передачу проекту з переліком найважливіших деталей, які необхідно включити. Якщо ви менеджер проєкту і маєте передати свій проєкт новій команді, сміливо використовуйте його як основу для офіційного документу з нотатками про передачу проєкту.
