Описати HR-процеси, щоб їх можна було легко автоматизувати та вшити в CRM, справа не проста. Зоя Храпаль, поділилася своїм досвідом опису процесів, які можуть стати в пригоді фахівцям.
Зоя Храпаль, HRM at First Sport Group
Вибудовування процесів всередині бізнесу має кілька переваг. Чим зрозуміліше збудований процес, тим спокійніше, прозоріше працюється людям і заощаджується час. Наприклад, якщо зібрати воєдино скільки витрачається часу всіх, хто бере участь в онбордингу — ви отримаєте його вартість. Чим простіше, максимально швидко йде «посадка на борт» співробітника, тим дешевше і швидше бізнес отримує профіт від новачка. Така ж схема працює і в інших аспектах.
Раніше в моєму досвіді я розписувала процеси через BPMN 2.0. Тоді вдалося зібрати онбордінг і адаптацію, звільнення, інтернатуру, рекрутинг. Описати завдання не тільки HR-відділу, а й фінансистів, юристів, керівників відділів. Такий підхід вніс більше розуміння нюансів в роботі кожного підрозділу.
Основні принципи вибудовування HR-процесів:
• Схема повинна бути покроковою і простежуватися логіка руху задач, при цьому, не мати дублювання у виконавців. Процеси можуть бути паралельними, але обов’язково варто це відзначати. Схема повинна мати завершення або переходити до наступного етапу. Наприклад, по завершенню випробувального терміну, ми запускаємо новий процес з розробки індивідуального плану розвитку і ставимо завдання на Performance Review;
• Ми прив’язуємо завдання не до людини, а до ролі. Наприклад, HR-bossistrator, People Partner, офіс-менеджер і т.д.;
• Є два підходи до опису процесу, його можна описувати у зв’язку між ключовими ролями, а можна описувати покроково дію кожної ролі;
• У схемі описуються типові ситуації, якщо є список винятків, його краще додати в окремому документі, де можна вписати всі пояснення;
• Не бійтеся постійно змінювати HR-процеси. Зміни говорять про динаміку розвитку компанії та навпаки є плюсом. Навіть якщо ви прийшли до згоди й збудували процеси, переглядайте їх щорічно;
• Ви можете надихатися чужими прикладами, але створюйте своє, що точно впишеться в реалії вашої компанії;
• Залучайте всіх учасників до обговорення, впроваджуйте їх досвід і рекомендації. Тоді вони будуть передавати процеси далі, оскільки в них буде акумульовано сенс;
• Шукайте можливості для автоматизації кожного з процесів.
Опис HR-процесів важливий, але не варто очікувати, що це буде обов’язково в ідеальному вигляді та будуть розписані всі дрібні завдання. Важливо, щоб схема була інтуїтивно зрозуміла.
Якщо ви працюєте з compliance та сертифікаціями з безпеки, зберігання даних (наприклад, видалення акаунтів після звільнення), слід гранично акуратно підійти до вибудовування HR-процесів.
Вибудовування процесів по BPMN 2.0 відмінно виходить в Jira, ActiveCollab або на інших подібних сервісах. Процес повинен легко розбиватися на чек-листи покрокових дій і учасників. В інтернеті ви знайдете багато інформації як BPMN 2.0 застосовується в продажах, у виробництві. Але, повірте, якщо подумати по тій же методології можна побудувати онбордінг, Performance review, Individual Development Plan, внутрішнє навчання.
Щоб вибрати в чому малювати схеми для демонстрації процесів, важливо врахувати такі чинники:
1. Дати права редагування іншим учасникам процесу;
2. Можливість вивантаження якісних зображень, для зручності роботи;
3. Ідеально, якщо в інструменті є готові заготовки, щоб змінити їх під себе.
Рекомендую безкоштовні сервіси: Bizagi, Miro, Diagrams.
Розклавши в схемі свої звичні процеси, ви побачите: де дублюються завдання, де зайва комунікація або навпаки інформаційний вакуум, де зайві ролі та чи можливо цих людей звільнити від деяких завдань, і де є можливість мінімізувати ризики.
Для наочності залишаю схему організації навчання. Вона проста для сприйняття, в ній використані базові нотації, видно ролі й зони відповідальності організатора тренінгу, тренера, бухгалтера. Процес може виглядати приблизно так, а може бути деталізований ще сильніше.
Організація навчання на основі досвіду Omnitracker
Сподіваюся, мої поради допоможуть вам описати і побудувати схему, але це лише половина успіху. Далі йде велика робота по впровадженню та відточуванню наявних процесів з усіма його учасниками.
Шукати співробітників на Jooble
