Ділові листи – це звичайна справа, коли мова йде про професійне листування. Незалежно від того, в якій галузі ви працюєте, шаблон ділового листа вам знадобиться майже щодня.
Діловий лист – це офіційний документ, який вимагає точності та певного стилю. Дуже важливо дотримуватися встановлених правил, щоб справити гарне враження на одержувача. Граматичні помилки, нечітке форматування або інші питання можуть спричинити проблеми в діловому спілкуванні.
У цьому посібнику ми розповімо, як написати діловий лист та правильно його відформатувати.
Зміст статті
Перш за все, вам потрібно знати структуру ділового листа. Зазвичай ви будете дотримуватися блокового формату, де кожен блок має певну мету.
Ось стандартна структура ділового листа:
Також поширеною є вказівка на посаду в розділі одержувача або у вашому розділі. Якщо ви збираєтеся роздрукувати лист і відправити його поштою, краще використовувати власноручний підпис.
Відшліфований діловий лист може представити вас і компанію в найкращому світлі. Він може справити ідеальне враження на потенційного клієнта, партнера або постачальника. І навпаки, погано написаний діловий лист продемонструє ваш брак професіоналізму та відданості справі. Ось чому написання ділового листа є важливою справою, оскільки воно може суттєво вплинути на вашу професійну комунікацію.
Ось деякі з найпоширеніших помилок, яких варто уникати:
Ще одним важливим фактором, про який варто згадати, є форматування ділового листа. Хоча тут можуть бути деякі послаблення, зазвичай воно досить суворе. Навіть якщо ви працюєте в ліберальній компанії, ви можете писати до консервативної компанії. Тому краще дотримуватися основних принципів.
Якщо бути точним, існує три стилі вирівнювання тексту. У блочному форматі весь текст вирівнюється по лівому краю. У модифікованому блочному форматі все залишається вирівняним, окрім вашої інформації зверху. А напівблок – це те саме, що й модифікований блок, але кожен початковий рядок нового абзацу має відступ.
Ефективний діловий лист – це не тільки формат, але й зміст. Те, як ви звертаєтесь до одержувача та представляєте свою тему, має вирішальне значення. Незалежно від того, чи пишете ви прохання про звільнення, ділову пропозицію або супровідний лист, ви повинні використовувати професійний стиль спілкування.
Що стосується формату електронного листа, то перше, на що слід звернути увагу, – це тема листа. У ньому має бути чітко вказана тема листа. Не робіть його занадто довгим, він повинен вписуватися в рядок листа. Він має бути нейтральним і ввічливим. Тема може бути простою, наприклад, “Лист про звільнення” або “Запрошення на конференцію”. Він короткий, зрозумілий і займає лише один рядок.
Крім того, така тема полегшує ідентифікацію та пошук листа для одержувача, який має справу з великою кількістю щоденної пошти.
Після цього вгорі листа ви маєте вказати свою інформацію – ім’я, посаду, компанію, адресу відправника, дату та контактний номер телефону. Не забудьте використати форматування з одинарним інтервалом.
Стандартне вітання – “Шановний пане” або “Шановна пані”. Якщо ви не впевнені в тому, як одержувач ідентифікує себе, ви можете не звертатися до нього “Шановний пане”. Використовуйте його ім’я – “Шановний Микола Василенко”.
Однак, якщо ви не знаєте імені або посади, вам потрібно використовувати щось менш конкретне. Наприклад, “Для тих, кого це може стосуватися, відділ маркетингу, Товариство з обмеженою відповідальністю “Імпресія”.
Коли ви вводите привітання, поставте після нього кому. Починайте основну частину листа з нового абзацу.
Наступним блоком у форматі офіційного ділового листа є основна частина. Її можна розділити на три напівблоки – вступ, основна тема та заключна частина. Кожен півблок починається з нового абзацу.
У вступному абзаці ви повинні офіційно представитися і вказати причину написання листа. Це особливо важливо, якщо це ваш перший лист до компанії. Це ваш шанс привернути увагу одержувача і конкретизувати свої наміри.
Наступний напівблок ділового листа – це основна частина. Тут потрібно розвинути тему, зазначену в першому абзаці. Якщо ви пишете від однієї компанії до іншої, викладіть те, що ви пропонуєте або про що просите. Надайте всі необхідні деталі та ділові цілі. Уникайте заплутаних речень і всього, що не має прямого відношення до теми листа.
Обсяг листа залежить від теми та необхідної додаткової інформації. Але загалом, стандартні листи складають до однієї сторінки, надруковані з одинарним інтервалом між рядками.
Заключний абзац листа містить подяку за час і увагу одержувача. Ви можете подякувати читачеві заздалегідь, якщо ви пишете, щоб попросити про допомогу або послугу. Це ввічливий вчинок і чудовий приклад ефективної комунікації.
Крім того, це гарна ідея попросити людину зв’язатися з вами за першої ж нагоди, якщо ви хочете отримати від неї відповідь.
Останній розділ формату блоку містить ваше заключне привітання, підпис та ім’я. Наприкінці ділового листа також можна розмістити логотип компанії.
Що стосується привітання, то вибір слів залежить від теми листа і ваших стосунків з читачем. Ось кілька хороших варіантів як для електронних, так і для друкованих листів:
Якщо ви не володієте всією інформацією про одержувача, наприклад, його ім’ям, ви можете використовувати “З повагою”. Усі ці чотири варіанти є дуже формальними.
Якщо ви пишете другого листа або більше конкретній особі, ви можете використовувати менш формальні варіанти, такі як “З повагою” або “З вдячністю”.
І найменш доречні варіанти для більш дружніх офіційних листів. До них відносяться:
Після цього потрібно поставити свій підпис. Якщо це електронний лист, ви можете створити цифровий підпис.
Ось кілька останніх порад, яких слід дотримуватися при написанні та форматуванні ділового листа.
