У кожній великій кар’єрі є важливий поворотний момент. Для багатьох це означає надсилання прощального листа з найглибшою вдячністю колегам, клієнтам чи будь-кому, з ким ви тісно співпрацювали на вашій теперішній роботі. Це емоційний момент для старанних працівників. Це пояснює, чому багато людей розгублюються, коли настає час нарешті написати прощального листа.
Ваше прощальне повідомлення не повинно бути різким. Навіть якщо ви ненавиділи те, як до вас ставилися на роботі, все одно бажано бути дипломатичним у своєму прощальному листі. Особливо, якщо ви плануєте продовжувати працювати в тій самій галузі. Отже, ваш прощальний лист має сприяти створенню здорової професійної мережі.
Отже, ви переходите на нову посаду в іншій компанії і шукаєте ідеальну тему для прощального листа? Не знаєте, чи потрібно попереджати колег за два тижні або коли надсилати прощального листа? Або вам потрібні шаблони прощальних листів на випадок, коли вам потрібно буде їх надіслати? Якщо ви відповіли “так” на будь-яке з цих запитань, то в цій статті ви знайдете всю необхідну інформацію, щоб зробити правильний вибір. Читайте далі, щоб дізнатися більше.
Зміст статті
Одним із багатьох факторів, які ускладнюють процес звільнення з роботи заради нової, є незнання правильного часу для відправлення прощального листа. Надішліть його занадто рано, і до вас можуть поставитися як до ворога в останні дні вашого перебування на роботі. Запізнившись, ви можете зачинити двері до будь-якої професійної мережі, яка могла б стати важелем для майбутнього зростання та можливостей. Вибір часу має бути бездоганним.
Оскільки час має значну вагу в тому, як ваше прощальне послання може вплинути на стосунки, поточні проекти та процес переходу, ви маєте переконатися, що вибрали час, який ідеально підходить саме вам. Насправді не існує універсальної відповіді, яка б підійшла для всіх. Багато факторів впливають на те, коли саме буде ідеальний час для відправлення прощального листа. Давайте обговоримо деякі з них нижче.
Вибір правильного часу для прощання з близькими друзями, дорогою командою та клієнтами залежить від наступних факторів:
“Залишати напої відкритими або без нагляду перед тим, як відкрити нову пляшку – нерозумно.” Те ж саме можна сказати і про перехід зі старої роботи на нову, не підбиваючи підсумки щодо проектів та важливих особистих досягнень, які ви мали на поточному місці роботи. Якщо є якийсь проект, який потребує вашої експертизи, майбутні події, такі як день народження колеги, або будь-яка інша важлива віха, яку ви ще не завершили, то ще не час прощатися, висловлювати подяку або писати електронного листа в останній день.
Емоції справді найскладніше виміряти. Тому вам може знадобитися трохи роботи та уваги до деталей, щоб визначити розумний час для прощального електронного листа колегам.
Вибір часу, коли ви і ваш друг емоційно готові до прощального листа, може мати велике значення. Іноді для цього може знадобитися надати альтернативну контактну адресу, яка дасть змогу відчути, що ви все ще є в їхньому житті.
Вибрати час, коли обидві сторони будуть доступні та емоційно готові до написання прощального листа, може стати простіше, якщо ви використаєте зустрічі команди або будь-які заплановані збори як платформу для прощання. Це гарантує, що всі будуть присутні та залучені.
Загалом, прощання за два тижні до вашого останнього дня в компанії є ідеальним варіантом і чудово працює для багатьох людей. Воно робить перехідний період більш плавним і, в більшості випадків, допомагає вам справити незабутнє враження.
Як ви вже здогадалися, кожен чудовий прощальний лист повинен мати гарну структуру. Це прояв хорошого етикету. Це також допоможе вам обговорити безцінні уроки, які ви засвоїли на своєму нинішньому робочому місці. Ось структура, яку ви можете використовувати для прощального листа.
Враховуючи важливість прощального листа, ви не можете дозволити собі почати його без відповідного привітання. Звертаючись до клієнтів у прощальному листі, важливо дотримуватися професійного, але теплого тону.
Ви можете почати з будь-якого з цих варіантів:
“З найкращими побажаннями” та “З теплотою в серці” – це чудові слова, якими можна закінчити прощальний лист, щоб справити незабутнє враження.
Висловлюючи подяку за можливість співпраці, яку вам надали на вашому робочому місці, ви можете підкреслити деякі з основних внесків і досягнень, яких ви досягли. Ви можете коротко розповісти про те, як непохитна підтримка та співпраця сприяли досягненню спільного успіху і як вам подобалося працювати з колегами та клієнтами.
Незважаючи на те, що ваш прощальний лист має на меті показати, що ви отримували величезне задоволення від роботи з клієнтами, він має бути формальним прощальним листом. У діловому світі все має бути зроблено професійно.
Ви повинні прагнути досягти балансу між чіткістю, професіоналізмом і позитивом. Це буде очевидно з обраної вами теми, тону, який ви використовуєте, та основних елементів, які ви стратегічно включаєте у свій прощальний лист. Це може бути особиста контактна інформація, особиста електронна адреса або ключові думки, які можуть сприяти подальшому успіху компанії після вашого рішення піти з посади. Ось кілька порад, які вам можуть стати в нагоді:
Коли ви пишете прощального листа, ви повинні вказати причину свого звільнення. Це допоможе забезпечити плавний перехід, який вам потрібен. Однак не варто розкривати клієнту багато особистих даних. Ось зразок шаблону прощального листа, який ви можете використати.
Тема листа: Дякуємо за можливість працювати на посаді “назва посади”
Шановний “ім’я клієнта/колеги/роботодавця”
Сподіваюся, цей лист знайде вас у доброму здоров’ї. Дивовижно, як далеко ми просунулися і як багато ми досягли разом, коли я працював у ролі “назва посади”, а ви – у ролі моєї “клієнтської ролі”. На жаль, моя подорож з компанією закінчується тут, оскільки я переходжу з посади [Ваша посада] в [Поточна компанія/організація].
Висловлюю вам свою глибоку вдячність за співпрацю, довіру та підтримку, яку ви надавали протягом усього часу нашого партнерства. Ваша довіра до нашої команди була безцінною, і я дорожив усіма нашими спільними успішними починаннями.
Хоча звільнення з посади засмучує мене, моя нова роль в “імені компанії” є важливим наступним кроком у моїй кар’єрі.
Я хочу підкреслити, що я вдячний за можливість працювати разом і сприяти вашому успіху. Я йду зі світлими спогадами та глибокою вдячністю за нашу співпрацю і бажаю вам подальших успіхів у всіх ваших майбутніх починаннях.
З повагою
[Ваше ім’я]
[Ваші контактні дані/особиста електронна адреса]
Наведений вище шаблон прощального електронного листа є яскравим прикладом того, як можна делікатно надати коротке пояснення або контекст того, чому ви залишаєте компанію заради нової роботи. Однак це не той сценарій, який підійде для всіх. Якщо ви влаштовуєтеся на нову роботу з іншої причини або переїжджаєте в інше місто, вам також слід це вказати. Важливо бути чесним про це.
Якщо ви підкреслите свої досягнення та внесок у розвиток компанії за час роботи в ній, вашому роботодавцю або клієнту буде легше пригадати чудові спогади та моменти, які ви розділили з ним у своєму професійному житті. Це може виглядати так:
“За час, проведений разом, ми разом досягли значних успіхів. І роздуми про наш спільний шлях роблять деякі моменти особливими. Тож, пропоную вашій увазі деякі з ключових досягнень і внесків, які відображають наше успішне партнерство”.
Підкресліть успішне завершення або значні досягнення в конкретних проектах, які принесли значну користь вашому клієнту. Ви також можете надати кількісну оцінку досягнень, якщо це можливо, продемонструвавши покращення, підвищення ефективності або впливові результати, які стали можливими завдяки вашій співпраці.
Написати прощального листа не є проблемою для багатьох. Проблема полягає у визнанні внеску клієнтів у ваш успіх. Але це просто і може стати різницею між егоїстичним прощальним листом і дипломатичним/професійним прощальним листом.
Після вашого звільнення компанія не припиняє своє існування, так само як і потреби її клієнтів. Тому вам слід обговорити наступні кроки та брати активну участь у процесі передачі повноважень. Це також допоможе підготувати ваших колег до того, чого очікувати, коли вони візьмуть на себе цю роль. У деяких випадках, можливо, вам доведеться навчити їх і запевнити клієнта, що вам не байдужі його справи.
У прощальному електронному листі, який вимагає надання інформації про те, хто буде вести справи клієнта, ви можете написати наступне:
“Я хочу запевнити вас, що процес переходу відбувається дуже ретельно, щоб забезпечити мінімальний збій у наших поточних проектах. Ми з колегами прагнемо забезпечити плавну передачу повноважень, щоб гарантувати, що ваші потреби та очікування будуть і надалі задовольнятися.
Надалі [Ім’я колеги/Команда] буде вашою новою контактною особою для будь-якої поточної підтримки або запитів. Ви можете зв’язатися з ними за адресою [Контактна інформація].
Я щиро вдячний за можливість працювати разом і сприяти вашому успіху. Я їду з чудовими спогадами та глибокою вдячністю за нашу співпрацю”.
Оскільки надання допомоги під час перехідного періоду допоможе забезпечити постійне задоволення потреб клієнта, вам доведеться відігравати активну роль в останньому дні, щоб переконатися, що жоден камінь не залишився не перевернутим.
Запевнення вашого роботодавця та клієнта, що ви завжди на зв’язку, може допомогти пом’якшити удар від втрати цінного для компанії працівника. І немає кращого способу зробити це, ніж надати контактні дані та інформацію, яка зробить вас доступними для подальшого спілкування.
Якщо ви маєте намір поділитися особистою контактною інформацією у своєму останньому електронному листі, ось як це зробити.
“Я хочу переконатися, що наші лінії зв’язку залишаються відкритими навіть після мого переходу. Будь ласка, не соромтеся звертатися до мене безпосередньо для будь-яких подальших запитів, майбутньої співпраці або просто для того, щоб залишатися на зв’язку. Ось мої контактні дані:
Електронна пошта: [Ваша електронна адреса]
Телефон: [Ваш номер телефону]
Профіль LinkedIn: [URL-адреса вашого профілю LinkedIn]”
Завершення на позитивній ноті – це єдиний спосіб залишити двері відчиненими для майбутніх починань, співпраці та можливостей. Навіть маючи чудовий заголовок, вам все одно потрібні позитивні висновки, які завершать ваше прощальне повідомлення із запевненням для клієнта та ентузіазмом щодо вашого останнього дня в компанії.
Зазвичай ви можете закінчити прощання з клієнтом побажаннями на майбутнє. Ця частина вашого прощального повідомлення слугує щирим вираженням підтримки та заохочення клієнта до майбутнього. Вона підкреслює позитивний прогноз і залишає двері відчиненими для потенційної майбутньої співпраці або продовження зв’язків. Будь ласка, переконайтеся, що ваша мова і тон щиро відображають ваші найкращі побажання і почуття щодо майбутнього клієнта.
Загалом, прощальний лист має бути рефлексивним і вдячним. Це пов’язано з емоційним впливом, який він має на вашого роботодавця. Це також може спонукати його використовувати вдячний тон, коли він напише вам у відповідь. Цього вимагає ввічливість.
