Ця стаття для тих, хто стикався з ситуацією, коли у вас просять надати довідку з місця роботи, але не має жодного уявлення про те, що це таке. Ми пропонуємо вичерпний огляд цього документа, а також надаємо кілька шаблонів і зразок листа-підтвердження працевлаштування, на який можна орієнтуватися при створенні власного.
Зміст статті
Лист-підтвердження працевлаштування, також відомий як довідка про доходи або довідка з місця роботи, – це документ, який підтверджує заробітну плату працівника, його трудовий стаж і посадові обов’язки. Цей лист зазвичай вимагають нинішні або колишні працівники, коли вони влаштовуються на роботу в нову компанію.
Існують й інші причини, чому людині може знадобитися довідка з місця роботи, наприклад, для оформлення оренди, іпотеки або кредиту. Очікується, що при подачі таких заявок особа буде здійснювати значні щомісячні платежі. Щоб переконатися, що заявник буде в змозі це робити, потенційні орендодавці або іпотечні кредитори вимагатимуть від нього довідку з місця роботи, що підтверджує його платоспроможність.
Перевіряюча сторона, нинішній або колишній роботодавець, як правило, створює професійний лист із зазначенням реквізитів своєї компанії, імені та прізвища працівника, посади, контактної інформації, довідки про дохід або працевлаштування, а також дати видачі.
Окрім двох причин, про які ми згадували вище, довідка з місця роботи, як правило, потрібна ще в кількох ситуаціях.
Тепер ми детальніше розглянемо, яку інформацію повинен містити лист з підтвердженням працевлаштування.
Повинно бути зрозуміло, хто підтверджує працевлаштування. Тому лист-підтвердження повинен містити назву компанії та її адресу. В ідеалі, лист повинен містити корпоративний логотип.
Далі йде інформація про сторону, яка запитує перевірку. Зазвичай, це також назва та адреса компанії. Якщо інформації про замовника немає, будь ласка, залиште цей рядок порожнім.
Також слід вказати ім’я особи, яка представляє сторону, що подала запит, якщо воно вам відоме. В іншому випадку, використовуйте адресу “Кому це може стосуватися”.
Далі йде ключова частина – інформація, що підтверджує працевлаштування. Верифікатор повинен надати наступну інформацію:
Особа, яка перевіряє, також повинна вказати свої контактні дані на випадок, якщо у запитувача залишаться питання після отримання листа з підтвердженням працевлаштування. Зазвичай це адреса електронної пошти, номер телефону та часові рамки, коли вони доступні для запитів.
Якщо довідка з місця роботи потрібна для підтвердження доходу, до неї можна додати підтверджуючий документ (або документи), наприклад, платіжні квитанції:
Ось важлива інформація для тих, кому потрібен лист з підтвердженням працевлаштування: ви НЕ МОЖЕТЕ написати його самостійно. Ви можете, але він не матиме жодної юридичної сили. Лише третя сторона може створити цей лист для вас, який підтвердить вашу зайнятість, дохід або трудовий стаж.
Якщо ви отримали запит на лист-підтвердження працевлаштування, попросіть представника відділу кадрів вашої компанії створити його для вас. Не забудьте вказати причину запиту на отримання довідки з місця роботи та контактні дані компанії або третьої особи, яка надіслала запит.
Однак, якщо ви є представником відділу кадрів і ніколи раніше не створювали лист про працевлаштування, вам може бути корисною інформація, наведена нижче.
Професійний лист про працевлаштування має бути коротким і лаконічним. Очікується, що автор листа надасть лише необхідну інформацію, таку як поточний статус зайнятості, послужний список або документи, що засвідчують дохід. Утримайтеся від додавання оцінок результатів роботи працівника або чогось подібного.
Намагайтеся, щоб ваш лист-підтвердження був якомога повнішим та інформативнішим. Уважно перевірте, яка саме інформація запитується, і не втрачайте жодної деталі. Якщо ваша компанія надає неякісну ділову кореспонденцію, це може легко зашкодити іміджу вашої організації.
Лист-підтвердження працевлаштування – це офіційний документ, тому він має бути написаний відповідно до стандартного формату ділового листа. Якщо це лист електронною поштою, не забудьте заповнити рядок теми “Лист про підтвердження працевлаштування”. Контактна інформація відправника розміщується вгорі, а дата та контактна інформація одержувача – після неї. Також має бути привітання та заключна частина. Розділіть текст на абзаци, щоб забезпечити його читабельність.
Настав час показати, як виглядає добре складений лист-підтвердження. Ми підготували кілька шаблонів і зразок, які ви можете використати як основу для створення корпоративних листів-підтверджень зайнятості для вашої організації. Також є шаблон для тих, хто запитує лист-підтвердження від свого теперішнього або минулого роботодавця.
Тема листа: Лист із запитом на підтвердження працевлаштування
Доброго дня [ім’я] / Шановний [ім’я],
У зв’язку з моїм переїздом до нової квартири, я хотів би запросити довідку з місця роботи та доходу для подачі заяви на оренду. У листі має бути вказана дата працевлаштування, моя посада та річна заробітна плата. Агентство з оренди також вимагає мої платіжні відомості за останні три місяці та копії моїх останніх податкових декларацій про самооподаткування.
Ви можете надіслати його на адресу:
Назва компанії
Адреса компанії
Місто, поштовий індекс
або надіслати лист-підтвердження працевлаштування на електронну адресу [email]. Будь ласка, зв’яжіться зі мною в будь-який час, якщо у вас виникнуть додаткові запитання.
З повагою,
Ваше ім’я
Ваша посада
Назва компанії
Тема листа: Лист-підтвердження працевлаштування
Ім’я особи, яка підтверджує працевлаштування
Посада особи, яка підтверджує працевлаштування
Назва компанії
Адреса
Місто та поштовий індекс
Дата
Ім’я особи, яка представляє сторону, що подає запит (за наявності)
Посада особи, яка представляє сторону, що подає запит (за наявності)
Назва компанії
Адреса
Місто та поштовий індекс
Цим листом ми підтверджуємо, що [ім’я працівника] працює в [назва компанії] на [посада] з [дата]. Його поточна річна заробітна плата становить [сума].
На вашу вимогу, ми також додаємо платіжні відомості та форму P60 для підтвердження доходу.
Якщо ви хочете щось уточнити, будь ласка, зв’яжіться зі мною за телефоном [номер телефону] або електронною адресою [адреса]. Я доступний кожного робочого дня після опівдня.
З повагою,
Ім’я особи, яка дає дозвіл на працевлаштування
Посада особи, яка дає дозвіл на працевлаштування
Назва компанії
ПІБ особи, яка підтверджує працевлаштування
Посада особи, яка підтверджує працевлаштування
Назва компанії
Адреса
Місто та поштовий індекс
Дата
Ім’я особи, яка представляє сторону, що подає запит (за наявності)
Посада особи, яка представляє сторону, що подає запит (за наявності)
Назва компанії
Адреса компанії
Місто, поштовий індекс
Шановний [ім’я] / Кому це може стосуватися
Цей лист підтверджує, що [ім’я працівника] працював у [назва компанії] на посаді [роль] з [дата] по [дата]. Його річна заробітна плата становила [сума].
Відповідно до запиту, для підтвердження доходу додаються платіжні відомості та форма P45.
За будь-якою додатковою інформацією, будь ласка, зв’яжіться зі мною за [номер телефону] або [електронна адреса]. Я доступний з понеділка по четвер після полудня.
З повагою,
Ім’я особи, яка дає дозвіл на працевлаштування
Посада особи, яка дає дозвіл на працевлаштування
Назва компанії
Сергій Півторак
Менеджер з найму
Jooble
71 Konstiantynivska street
Kyiv 04080
12 серпня 2023 року
Наталья Сергієнко
Менеджер з підбору персоналу
WorkUA
11 Verchnii Val
Kyiv 04050
Дорого Натлья,
Цей лист підтверджує, що Віктор Петренко працював у компанії Jooble на посаді радника з продажу з 10 травня 2015 року по 30 червня 2023 року. Його річна заробітна плата становила 450000 гривень.
Як ви і просили, ми також додаємо платіжні відомості та форму P45 для підтвердження доходу.
За будь-якою додатковою інформацією, будь ласка, звертайтеся до мене за телефоном 44 200 322 2233 або natl@gmail.com. Я доступна кожного робочого дня до полудня.
З повагою,
Сергій Півторак
Менеджер з найму
Jooble
