Співбесіда з оцінювання результатів діяльності

При правильному застосуванні співбесіда з оцінки ефективності може слугувати ефективним інструментом для покращення стратегій управління талантами та продуктивністю. На жаль, підходи до оцінювання ефективності, які сьогодні використовує більшість роботодавців, залишають простір для вдосконалення. Статистика лише підтверджує це:

• Лише 44% згодні з тим, що менеджери в їхніх компаніях ефективно оцінюють роботу своїх безпосередніх підлеглих;
• Лише 14% роботодавців повідомляють, що змінили свій підхід до управління ефективністю, щоб пристосувати його до віддалених та гібридних моделей роботи;
• Проте 2 з 3 організацій повідомляють, що їхні працівники не відчувають, що їхня робота оцінюється справедливо.

Є й позитивні тенденції: 20% роботодавців покращили розуміння працівниками того, як оцінюється їхня робота, а 23% покращили взаємодію між працівниками та керівниками під час оцінювання. Це не вражаючі результати, але це краще, ніж нічого. Ми тут для того, щоб зробити свій внесок у покращення ситуації. У нашій статті ми розповімо про процес оціночної співбесіди, а також надамо практичні поради, як зробити його максимально безтурботним та ефективним.

Що таке оціночна співбесіда?

Термін “оціночна співбесіда” означає аналіз результатів роботи, навичок, досягнень працівників і, як наслідок, їхнього внеску в розвиток і прогрес компанії. Частота проведення атестації варіюється від організації до організації, але зазвичай вона проводиться щорічно, раз на півроку або щоквартально.

Мета оцінювання

Оцінювання діяльності має сприяти виконанню двох важливих завдань:

• Прийняття адміністративних рішень. Маючи доступ до інформації про внесок і досягнення працівника за оцінюваний період, керівник може приймати обґрунтовані рішення щодо підвищення заробітної плати, премій, просування по службі та скорочення штату;
• Сприяння процесу розвитку працівника. Оціночна співбесіда – це чудова нагода відстежити розбіжності та розпочати діалог про те, яких навичок чи знань може бракувати працівникові. На основі цього керівник і HR-команда можуть розробити для нього план особистого вдосконалення або підвищення кваліфікації.
• Порада для керівників: Подумайте про те, щоб частіше проводити оцінювання працівників. Обговорення результатів роботи тримає роботодавця і його співробітників на одній хвилі, дає можливість побудувати більш довірливі відносини і в цілому робить цей процес менш стресовим.

Типи оцінювання діяльності працівників

Системи оцінювання ефективності включають в себе різні типи, наприклад:

• Самооцінка: Працівник заповнює оціночну форму, в якій оцінює власну роботу;
• Оцінка колег: Команда або колеги працівника оцінюють його роботу;
• 360-градусна оцінка зворотного зв’язку: Зворотний зв’язок від працівника, його керівника, команди або навіть клієнтів;
• Оцінка за результатами переговорів: у випадку конфліктів між підлеглими та керівниками, дає можливість підлеглим першими викласти свою позицію;
• Оцінювання на основі поведінки: Один з найсправедливіших підходів, оскільки фокусується на здатності працівника виконувати конкретні завдання.

Підготовка до успіху: Працівник

Процес оцінювання не змусить вас нервувати, якщо ви правильно до нього підготуєтесь. Існує три етапи самоаналізу, які працівники можуть розглянути. Вони допоможуть їм зняти напругу і пом’якшити ефект несподіванки від зворотного зв’язку, з яким вони можуть зіткнутися.

Збирайте відгуки

Чим частіше ви отримуєте зворотний зв’язок, тим легше ви його сприймаєте. Ви можете встановити для себе рутину, коли ви регулярно збиратимете зворотний зв’язок. Ви можете попросити найнадійніших колег поділитися своїми думками про вашу роботу, а потім поступово розширювати коло опитуваних. Думки людей, які вас оточують, допоможуть вам сформувати більш об’єктивну думку про ваш внесок і, можливо, виявити слабкі місця, яких ви раніше не помічали. Як бонус регулярного збору зворотного зв’язку, ви перестаєте сприймати все на свій рахунок і виробляєте імунітет до необґрунтованих зауважень.

Перегляд цілей

Чудово, якщо у вас є ритуал постановки особистих цілей з вашим менеджером, якщо ж ні, ми рекомендуємо робити це самостійно. Так ви зможете швидко перевірити, яким набором навичок повинен володіти фахівець вашого рівня і які навички йому потрібні для досягнення наступного. Почніть працювати над досягненням цих цілей. Робіть це не заради того, щоб бути визнаним вашим нинішнім керівником, а заради вашого саморозвитку та майбутніх перспектив, які з’являться разом з ним. Крім того, вам буде легше відстежувати свій прогрес, переглядаючи список цілей наприкінці певного періоду і порівнюючи свої минулі результати з поточними.

Самооцінка

Буває складно знайти гідну відповідь на питання: “Як ви оцінюєте власну ефективність?”. Можна просто розгубитися, навіть маючи хороші показники ефективності. Тому заздалегідь проаналізуйте свої сильні та слабкі сторони – це допоможе вам уникнути незручного мовчання або бурчання під час розмови з начальником. Більше того, ви можете випередити свого керівника і назвати свої слабкі місця раніше. Це свідчитиме про ваш професійний підхід до роботи та вашої ролі в компанії.

Готуємося до успіху: Роботодавець

Якщо ідея проведення атестації схожа на ваше власне уявлення про пекло, вам, як роботодавцю, варто подумати про те, щоб покращити свою майстерність у цьому питанні. Прийнявши той факт, що регулярний зворотний зв’язок і оцінювання ефективності можуть значно підвищити продуктивність і показники ефективності вашої команди, ви зможете перетворити цю процедуру на приємний досвід як для себе, так і для ваших співробітників. Ось кілька ідей про те, як професійно підійти до процесу оцінювання.

Вступне слово

Незалежно від приводу, ви, як керівник, повинні почати зустріч з привітання. Слідкуйте за виразом обличчя: мова тіла говорить багато про що. Посміхніться співрозмовнику, привітайте його, запропонуйте сісти і скажіть, що ви цінуєте його присутність. Щоб зацікавити співрозмовника, поцікавтеся, чи добре він себе почуває і чи готовий розпочати продуктивну розмову.

Після цієї невеликої розминки переходьте до основної теми. Важливо пояснити мету зустрічі, навіть якщо всі її знають. Крім того, пройдіться по посадовій інструкції, зосередившись на цілях і основних обов’язках, щоб перевірити, чи розумієте ви з оцінюваним його обов’язки на одній хвилі.

Сильні сторони та досягнення

Згідно з дослідженням, обговорення сильних сторін під час оціночних зустрічей позитивно впливає на користь та ефективність таких зустрічей. Співробітники можуть застосувати свої сильні сторони і повторити успіх в інших аспектах своєї роботи, зосередившись на тому, що вже працює добре. Це не означає, що менеджер повинен заплющувати очі на недостатню ефективність; змістіть фокус з “що не було зроблено” на “що було зроблено добре і як це може допомогти у слабших/проблемних сферах”.

Клюгер і Нір, фахівці з управління людськими ресурсами, описали у своєму дослідженні, як можна використовувати на практиці розмови про ефективність, засновані на сильних сторонах:

• Крок 1: “Виявлення історії успіху”. Працівника просять зосередитися на тому, що було успішним особисто для нього, наводячи конкретні приклади та деталі.
• Крок 2: “Виявлення вашого особистого коду успіху”. Співробітника просять поміркувати над факторами, що сприяли його успіху, як внутрішніми, так і зовнішніми.
• Крок 3: “Питання зворотного зв’язку”. Співробітників просять подумати про те, як вони можуть використовувати ці фактори для вирішення поточних завдань, і поділитися результатами, яких вони очікують досягти в кінцевому підсумку.

Сфери для вдосконалення

Навіть якщо працівник відповідає всім стандартам посади і виправдовує очікування, завжди є місце для зростання. Однак менеджер повинен мати добре розвинені навички роботи з людьми, щоб робити це так, щоб мотивувати працівників до вдосконалення, а не викликати у них почуття розчарування чи навіть збентеження.

Що може спрацювати:

• Ставити запитання, щоб наштовхнути працівника на ідею вдосконалення, а не тикати його носом у його помилки;
• Надання конструктивного зворотного зв’язку, який базуватиметься на фактах і реальних прикладах, а не на суб’єктивній думці, і показуватиме, як їхнє вдосконалення може вплинути на компанію;
• Використання реалістичних прикладів для пояснення того, як працівники можуть отримати вигоду від цього вдосконалення.

Цілі розвитку

Після ретельного вивчення слабких сторін працівника та переваг, які він може отримати завдяки особистому розвитку, настав час розробити план дій. По-перше, визначте конкретні цілі, які працівник повинен виконати протягом наступного розрахункового періоду. По-друге, подумайте про засоби досягнення цих цілей. На основі цього ви можете створити більш конкретний план вдосконалення, включаючи навчальний курс, отримання наставника та його практичної підтримки або відвідування семінарів.

Дуже важливо донести важливість того, щоб цей список цілей завжди був перед очима. Це не лише слугуватиме нагадуванням про необхідність робити внесок у саморозвиток, але й психологічно підготує їх до наступної оціночної зустрічі.

Обмін зворотним зв’язком

Професійний зворотний зв’язок має ґрунтуватися на фактичних даних, а не на суб’єктивних спостереженнях. Варіанти включають в себе:

• Виконання завдань: оцінювання основних видів діяльності, що входять до посадових обов’язків;
• Контекстуальна ефективність: оцінка діяльності, що виходить за межі посадових обов’язків;
• Адаптивна ефективність: оцінка здатності реагувати на несподівані зміни та стресові ситуації або ініціювати інновації.

Тільки використовуючи реальні показники ефективності, можна створити конструктивний зворотний зв’язок. Якщо процес оцінювання включає 360-градусний зворотний зв’язок, важливо також забезпечити його справедливість. Ось кілька ідей, як це зробити:

• Повідомте про цілі та завдання зворотного зв’язку всім учасникам співбесіди, щоб заохотити їх до чесності;
• Дотримуйтесь конфіденційності;
• Запропонуйте працівникам практичну допомогу в наданні зворотного зв’язку.

І останнє, але не менш важливе: пам’ятайте, що не сам фідбек, а реакція працівника формує його майбутню продуктивність. Дозвольте працівникам ділитися своїми думками з приводу проблеми, не боячись бути засудженими. Намагайтеся зробити процедуру максимально справедливою і цінною, а також дозвольте співробітнику брати участь у процесі, підтверджуючи його цінність і значущість у колективі.

Заключна частина

Наприкінці процедури оцінювання добре згадати основні висновки та ще раз окреслити план дій для покращення. Потім подякуйте співробітнику за участь і підкресліть прихильність до досягнення цілей, які ви разом поставили на зустрічі.

Поясніть, що необхідно зробити деякі записи: угоду щодо обговореного плану дій, де оцінювач і оцінюваний поставлять свої підписи, а також звіт про оцінку. Повідомте їм, що вони можуть звернутися за роз’ясненнями, якщо виникнуть якісь розбіжності.

Шукати співробітників на Jooble