Сучасні інструменти дозволяють звільнити спеціалістів від монотонної ручної роботи, лишивши на них тільки комунікаційні та творчі задачі. У Jooble комплексно підійшли до питання автоматизації своїх HR-процесів. Це зайняло майже рік, процеси автоматизовували один за одним, але врешті кожен у відділі заощаджує кілька робочих днів щомісяця. Як це відбувалося, розповіла Юлія Ліснянська. На основі її досвіду ми створили поетапний чек-ліст, як автоматизувати HR-процеси у компанії.
Юлія Ліснянська, Employee Support lead в Jooble
«Ми Jooble підійшли до питання автоматизації HR-процесів комплексно. Почали займатися цим питанням у лютому 2020 року, — розповідає Юлія Ліснянська. — Почали з того, що зібралися з командою та розписали усі задачі, які виконуємо. У Excel-таблиці порахували погодинно, скільки часу займає кожен процес». Врешті в компанії зрозуміли: Management Practice команда витрачає дуже багато часу саме на операційну діяльність — рутинні задачі, підрахунки статистики, занесення інформації в документи і так далі. У спеціалістів не лишається часу на більш стратегічні задачі.
«Збір інформації про поточну ситуацію — це важливий етап роботи над автоматизацією процесів. Адже під час командного обговорення можуть виникнути ідеї, яку роботу можна пришвидшити без додаткових інструментів. І врешті визначитися, які задачі відбирають забагато часу», — говорить експертка. Після цього в компанії проаналізували, які саме процеси можна автоматизувати і почали шукати конкретні інструменти, які можуть в цьому допомогти.
4. Обрати оптимальні інструментиВрешті в Jooble зупинилися на чотирьох інструментах для автоматизації HR-процесів:
Як це допомагає в роботі
Сервіси для автоматизації — це зручність не тільки для ейчарів, а й для усіх співробітників компанії. Наприклад, раніше, щоб піти у відпустку, працівник Jooble мав відправити через Вчасно документи на свого тімліда, потім — у бухгалтерію, а після всіх погоджень роздрукувати їх на папері і знову зібрати підписи. Коли в компанії перейшли на віддалену роботу, цей процес ще більше ускладнився.
«Наразі у нас є люди, які працюють віддалено з Харкова, Дніпра, Одеси, і навіть Білорусі та Німеччини. У випадку з цими людьми паперові документи доводилося б пересилати поштою, — говорить Юлія. — Але завдяки автоматизації, співробітник може просто клікнути кнопку “vacation”, обрати дату і оформити все за дві хвилини».
Як тільки хтось створює заявку про відпустку, у месенджері Slack приходить сповіщення до тімліда. Той може поставити свій підпис, або відмовити, описавши пояснення в коментарях.
Коли йшлося про опитування працівників, раніше в Jooble користувалися різними онлайн-сервісами, де можна створити анонімну анкету, а також Google-формами. Але зводити всю аналітику доводилося вручну. Сучасні сервіси з автоматизації дозволяють створювати такі анкети прямо в системі, розсилати їх на всю компанію через Slack, в онлайн-режимі бачити результати та в будь-яку секунду скачати звіт, який система формує автоматично.
«Незабаром у нас стояла задача провести в команді “оцінку 360”. В перший раз ми проводили її за допомогою Google-форм та Excel-таблиць. Враховуючи, що у нас в компанії близько 300 штатних співробітників, і на кожну людину потрібно було створити 6 опитувальників, врешті отримали величезний масив даних, і витратили 2 місяця, щоб їх систематизувати. Зараз в Paser ми це робимо за декілька тижнів».
Окрім того, в системі можна зберігати усю інформацію про кожного співробітника, але при цьому налаштовувати, які саме дані зможуть побачити інші колеги. Наприклад, день народження та річниця роботи у компанії можуть бути відкритою інформацією, а вік, адреса та сімейний статус — закритою.
Також через Paser у Jooble автоматизували частину роботи рекрутерів — наприклад, підтвердження офферу та онбординг. Через систему можна створювати заявки для сісадмінів, які мають підключити різні доступи, надати техніку новому співробітнику, і так далі.
Наразі у компанії знаходяться в пошуках зручної АТС-системи для рекрутингу, яка б дозволяла вести статистику та проводити аналітику. Існуючі сервіси орієнтовані на ринок США, американські джоб-борди та великі компанії на 1000-1500 співробітників, тому вони доволі дорогі. У Jooble поки не знайшли оптимального рішення для середнього бізнесу, яке б підходили під задачі компанії. Але сподіваються, що такий сервіс незабаром з’явиться на ринку.
На завершення — ще кілька порад від Юлії Ліснянської:
1. Починати з точкових інструментів, і лише потім розглядати більш комплексні. Адже комплексні інструменти доволі дорогі, а на їх тестування витрачається багато часу.
2. Розглядати насамперед українські сервіси. Американські та європейські можуть не підходити, адже у них своя специфіка HR-процесів. Для прикладу, американський профіль співробітника відрізняється від профіля співробітника в Україні. Так само й відрізняється частина процесів: наприклад, коли людина йде на лікарняний, в українських компаніях вона має отримати підтвердження від свого тімліда, тоді як в американських це відбувається в односторонньому порядку — співробітник просто ставить керівника до відома.
3. Усвідомити, що це тривалий процес, і не поспішати. Зокрема у Jooble автоматизація зайняла цілий рік.
«В підсумку скажу, що повільний та вдумливий процес — правильне рішення. Не варто поспішати та скуповувати усі підряд інструменти. Слід серйозно підійти до цього питання, ретельно проаналізувати свої вимоги, протестувати різні сервіси та розрахувати бюджет. Якщо підійти до цього процесу правильно, врешті автоматизація суттєво покращить життя не тільки ейчарів, а й усіх інших співробітників у компанії та допоможе впоратися з рутинними задачами, які поглинають зайвий час».
Шукати співробітників на Jooble
