Компанії не завжди відповідають кандидатам, які їм не підійшли. Причин може бути багато: економія часу, брак зайвих «рук» в HR-відділі, або просто погано організована система роботи з персоналом. Але кандидати, яких проігнорували, можуть стати анти-амбасадорами вашого бренду. Вони розкажуть всім навколо, що в цю компанію краще не йти на роботу, а продукти цього бренду не купувати.
Як налагодити систему фідбеків та відповідати всім, не витрачаючи на це занадто багато часу, ми запитали в ейчар-фахівців.
Експерти:
Вікторія Нікітіна, HR Alterra Group, компанія займається управлінням комерційною нерухомістю та девелопментом
Тетяна Кулик, менеджер з підбору персоналу в ПрАТ «Тернопільський молокозавод», ТМ Молокія
Навіщо відповідати на всі резюме
«Якщо кандидату не відповісти, у нього з’явиться негатив до компанії та бренду. Він поділиться ним з близькими й друзями, які могли б прийти до вас на роботу. А якщо у вас компанія-виробник, то є ймовірність, що цей негатив може з’явитися і до продукту компанії», — говорить Тетяна Кулик.
Обидві наші експертки сходяться на думці: відповідати потрібно абсолютно всім. Даючи хоч якийсь фідбек, навіть негативний, ви проявляєте пошану до людини та даєте йому зрозуміти, що варто шукати роботу ще.
«У якій би я компанії не працювала, кого б я не шукала, я завжди намагаюся дати зворотний зв’язок, — каже Вікторія Нікітіна. — Дуже важливо працювати з брендом роботодавця, а культура взаємин із пошукачем та фідбек — одна з його складових».
Ще одна причина відповідати кандидатам, які не підійшли вам — щоб вони не продовжували закидати пошту своїми резюме. Деякі люди, не отримавши відповіді, відправляють резюме багато разів поспіль, вважаючи, що воно просто не дійшло. Це відбирає час рекрутера, яким доводиться щоразу обробляти один і той же лист.
«Одного разу ми призупинили набір кандидатів на одну з вакансій, але оголошення вирішили не знімати. Коли через деякий час я почала обробляти заявки, помітила, що одна людина відправляла резюме 5 разів поспіль», — згадує Тетяна Кулик.
Можливо, це просто не дуже хороший фахівець, якого нікуди не беруть. А може бути навпаки — мотивована людина, яка хоче працювати саме у вашій компанії. У будь-якому випадку, щоб уникнути таких ситуацій, краще повідомити, чи варто кандидату на щось сподіватися та маякнути, що його резюме ви вже отримали.
Наскільки швидко відповідати
«Лінійний персонал зазвичай знаходить роботу дуже швидко, — каже Тетяна Кулик. — Зазвичай вони розсилають резюме відразу в багато компаній. Йдуть туди, де їм відповіли раніше».
Вона впевнена, що давати відповідь кандидату (позитивну або негативну) краще протягом 3 днів. У такому випадку людина, яка вам підходить, погодиться прийти на співбесіду. А той, хто не підходить, не буде покладати зайвих надій та продовжить шукати в інших компаніях.
«Буває, коли сильно завантажений, відповідаєш на 7-й день, і люди вже реагують негативно й кажуть “Що ж ви так довго відповідаєте? Мені вже не актуально”», — згадує Тетяна.
Якщо ж справа дійшла до співбесіди, вона намагається відповідати день в день:
«Якщо людина вранці прийшла на співбесіду, я намагаюся дати їй відповідь до вечора. Це зручно не тільки кандидату, а й мені: коли багато вакансій, через кілька днів я можу про когось забути. А так до вечора розумію, що відповіла всім, хто приходив сьогодні».
Вікторія Нікітіна теж за те, щоб давати відповідь максимально швидко після співбесіди.
«Ми в компанії взагалі за швидкість прийняття рішень. Навіть якщо ми не можемо відповісти в той же день, я з кандидатом перебуваю на зв’язку, і повідомляю, як проходить узгодження його кандидатури. Людина повинна розуміти, як просувається процес, з яких етапів він складається і коли чекати офер або відмову», — говорить вона.
Але при цьому, відмовляти «у лоб» вочевидь не відповідному кандидату відразу на співбесіді не варто. Це — гарантовано викличе негатив до компанії, як до роботодавця.
«Я намагаюся зробити так, щоб людині на співбесіді було максимально комфортно. Навіть якщо ми один одному не підійдемо, але у кандидата залишаться позитивні емоції після співбесіди, така людина завтра може порадити нас своєму знайомому, який шукає роботу», — каже Тетяна Кулик.
Як аргументувати відмову
«Відмовляти теж потрібно вміти, робити це толерантно та красиво, щоб при необхідності можна було повернутися до кандидатури, а кандидат залишався лояльним до компанії, — говорить Вікторія Нікітіна. — Відмова — це нормально. Ви можете не підходити одній компанії, але ідеально впишеться в іншу».
Різка та некоректна відмова теж може викликати негатив до вашого бренду, відмічають експертки. Тим, хто прийшов на співбесіду, але не підійшов, Вікторія Нікітіна обов’язково пише або дзвонить. Тут підійде формулювання:
«Дякуємо за час, який ви приділили знайомству з нашою компанією та відкритою зараз вакансією. Було приємно поспілкуватися й дізнатися більше про ваші плани на майбутнє і поточний досвід.
На жаль, попри позитивне враження від нашого спілкування ми вирішили продовжити діалог з іншими кандидатами.
Ми залишимо ваше резюме в нашій базі, щоб мати можливість повторно з вами зв’язатися з появою відповідної вакансії. Якщо ви проти, будь ласка, повідомте.
Бажаємо цікавих проєктів!»
Це не відмовка: Вікторія стверджує, що іноді таким кандидатам дійсно передзвонюють, коли в компанії відкривається більш релевантна вакансія.
Тетяна Кулик зазвичай відмовляє кандидатам так:
“Дякуємо, що Ви приділили нам час. Ми високо оцінили ваш професійний рівень і особисті якості. На жаль, на сьогодні, ми не готові зробити вам пропозицію роботи. Можливо, ми повернемося до вашої кандидатури в майбутньому. Дякуємо за розуміння нашого рішення та бажаємо успіху в пошуку роботи!”
Вікторія Нікітіна іноді чесно повідомляє, що в фіналі на вакансію претендували три людини, і компанія вирішила вибрати когось іншого. Якщо кандидат дійсно вартий, але з якихось причин не підходить компанії, Вікторія навіть може порадити іншого роботодавця.
«Якщо я знаю, що у когось зі знайомих ейчарів на ринку є схожа вакансія, я можу порадити людині звернутися туди, і дам контакти, — каже вона. — Наприклад, якщо це хороший фахівець з продажу, але у нього немає досвіду роботи у сфері нерухомості або розуміння в складської логістики, а для нас це може бути критично. Коли береш участь, це теж підвищує лояльність до нашої компанії».
А буває, що людину потрібно підштовхнути, щоб він передумав сам.
«Наша філія знаходиться в селищі Пирогів Голосіївського району, і кандидату доведеться робити багато пересадок на транспорті, щоб дістатися. Якщо я бачу, що для людини це буде проблемою, він живе в іншому кінці Києва і швидко втомиться добиратися, я намагаюся допомогти людині зважити всі “за” і “проти”, — говорить Тетяна Кулик. — Роблю так, щоб людина ще раз подумала про своє рішення. 99% людей в результаті самі погоджуються, що їм важко буде їздити, й відмовляються».
Як прискорити процес фідбеку
Не обов’язково відповідати всім кандидатам особисто, вважає Вікторія Нікітіна. Можна налаштувати автоматичну відповідь на пошті або на ресурсах з пошуку роботи, або ж в описі вакансії. Так зробили в компанії Alterra Group, в якій Вікторія зараз працює.
«Це допомагає оптимізувати час і зберегти обличчя роботодавця. У тексті автоматичного письма або описі вакансії варто чітко проговорити терміни розгляду резюме. Наприклад, повідомити: “якщо ваша кандидатура нас зацікавить, ми зв’яжемося з вами протягом двох тижнів”», — радить Вікторія.
Так людина буде розуміти, скільки часу йому очікувати відповідь і розуміти, що йому можуть не подзвонити. Всіх кандидатів ми автоматично заносимо в АТS PeopleForce. Там зберігається весь пул кандидатів з коментарями. Ще один варіант — створити декілька шаблонів відповідей кандидатам.
«Я створила такі шаблони відповідей на всі випадки життя. Наприклад, коли не змогла додзвонитися до хорошого кандидата, коли вакансія вже закрита, коли кандидат не підійшов, і так далі. Залежно від ситуації, копіюю з текстового документа потрібну відповідь і відправляю її замість того, щоб кожного разу набирати вручну», — розповідає Тетяна Кулик.
Щоб не «губити» листи в пошті, Тетяна просто не відкриває їх, якщо не готова наразі відповідати кандидатам. Відкриває пошту тільки тоді, коли виділила час на обробку вакансій. Всіх кандидатів заносить в Excel-таблицю, записуючи їх дані та результат комунікації.
Автоматичний фідбек кандидатам також можна налаштувати через різні сервіси автоматизації, радить Тетяна Кулик. Наприклад, у Nuwork є АТS для лінійного персоналу, чат-бот для першої співбесіди та система аналітики, щоб зрозуміти, які джерела залучення кандидатів найефективніші.
«Важливо знайти програму, яка підходить під запити вашої компанії, — говорить Тетяна. — Наприклад, ми працювали з програмою HURMA, але для лінійного персоналу вона не підходить. Варто спробувати кілька різних програм, щоб вибрати оптимальну для вас».
Ще один спосіб оптимізувати систему фідбеків — чат-бот у Телеграмі. У компанії Вікторії Нікітіної незабаром планують запустити цей інструмент в тестовому режимі. Бот поставить первинні запитання кандидатам про їхній досвід, навички та інші характеристики. За результатами миттєво відповість — чи чекати дзвінка та запрошення на співбесіду, або шукати далі. Це заощадить час і рекрутеру, і кандидату, і не викличе негативних емоцій.
Резюмуючи. Щоб зберегти обличчя компанії та не викликати негатив, використовуйте кілька простих порад:
1. Візьміть собі за правило завжди відповідати кандидатам;
2. Налаштуйте в пошті автоматичну відповідь, або створіть набір шаблонів;
3. Намагайтеся відповісти упродовж 3-х днів;
4. Формулюйте відмову коректно — щоб навіть ті кандидати, що не підійшли, радили вашу компанію іншим;
5. Протестуйте програми для автоматизації та телеграм-боти, це допоможе заощадити час на відповідь.
Шукати співробітників на Jooble
