Держава закуповує все та в будь-які часи. Тому державні закупівлі дають можливість компанії втриматися на плаву завдяки участі у тендерах.
Запорука успіху — висока компетенція спеціаліста тендерного відділу. Ми вирішили дізнатися, яким вимогам має відповідати такий спеціаліст.
Експертною думкою з нами поділився Ігор Чемерис, фахівець з публічних закупівель торговельного майданчика Zakupki.Prom.
Система публічних (державних) закупівель Prozorro існує вже понад 6 років. За цей час сформувався ринок закупівель з учасниками — замовниками, постачальниками, юристами,
консультантами тощо.
Чимало компаній не тільки почали використовувати Prozorro як додаткове джерело продажів, але й цілком переорієнтувались на роботу з державними закупівлями.
Нова сфера потребує нових спеціалістів. Найбільш яскравим та затребуваним прикладом стали спеціалісти із публічних закупівель. Це єднальна ланка між системою Prozorro та компанією, що подає тендерну пропозицію.
Існує декілька моделей обробки тендерів та організації тендерних відділів. Звісно, не в останню чергу, це залежить від масштабу задач. Адже це може бути компанія, що:
– бере участь час від часу (для додаткового прибутку);
– має повноцінний потужний тендерний відділ (має на меті не тільки диверсифікувати джерело прибутку, але й зробити такий канал продажів одним із основних).
В першому випадку йдеться зазвичай про одного або декілька спеціалістів-універсалів. Вони повністю контролюють процес участі. Тобто від пошуку конкретної закупівлі до підписання договору із замовником.
У другому випадку процес часто розподіляється на кілька ланцюжків. Окремий спеціаліст може займатись пошуком закупівель та вичиткою тендерної документації. Інший — бере участь в аукціонах.
Через це виникає необхідність ефективно організувати процес, щоб він був безперебійним. Відповідає за це керівник тендерного відділу, у якому можуть працювати десятки, а іноді, й сотні співробітників.
Далі ми розглянемо основні компетенції спеціаліста-універсала: на що має звернути увагу рекрутер під час формування вимог до кандидата та в процесі співбесіди.
Вміння працювати з великим обсягом інформації
Пошук закупівель за певними ключовими особливостями (відбір за сферою робити компанії, бюджетом, типом та строками) може відбуватися без участі спеціаліста, а завдяки різноманітним інструментам підписки майданчика.
Залежно від конкретної сфери може бути від декількох закупівель на місяць (окремі дуже вузькі сфери) до кількасот на день.
У першому випадку винаймати окремого спеціаліста особливого сенсу не має. У другому випадку це вже може бути розгалужений тендерний відділ.
Розглянемо певний середньостатистичний випадок: кілька десятків тендерів на день, частина з яких є умовно релевантними для подальшого розбору.
Тендерна документація однієї закупівлі часто становить не один десяток сторінок. Для їхньої обробки необхідно вміти вичитувати текст (у якому може бути багато канцеляризмів) та виділяти головне.
Для цього потрібне вміння працювати з великими обсягами даних та увага до деталей.
Яким же чином наш претендент має виокремлювати основне? Як він зрозуміє, що з цього те саме “основне”? Для цього корисною буде наступна компетенція.
Мінімальна експертність у галузі, в якій працює ваша компанія
Чи є сума в 1 млн гривень доцільною та достатньою для проведення поточного ремонту у дитячому садочку Полтави? Як довго триватиме заміна картриджів у 20 принтерах лікарні?
Розуміння таких деталей може значно прискорити відбір потрібного тендера та зменшити навантаження на профільних, але не пов’язаних з тендерним напрямком спеціалістів вашої компанії. Проте цим можна знехтувати у випадку наявності розуміння сфери публічних закупівель.
Експертність у сфері публічних закупівель
Якщо ваш претендент розуміє принципи, за якими відбуваються закупівлі, якщо під час запитання про “спрощену закупівлю” він згадує ст. 14 ЗУ “Про Публічні закупівлі”, то на цього кандидата щонайменше потрібно звернути увагу.
Адже закупівлі (незалежно від сфери) відбуваються за одними алгоритмами, і їхнє розуміння може прискорити та оптимізувати подальшу роботу вашого спеціаліста. Ба більше, ніж навіть ґрунтовна експертність у сфері вашої компанії, не кажучи вже про мінімальну.
Серед додаткового корисного досвіду не буде зайвим вміння вести переговори з контрагентами. Обов’язковим є знання основ діловодства.
Все інше має додаватись до вимог залежно від ваших потреб. Ваш кандидат має займатися оскарженням результатів закупівель? Тоді буде перевагою юридичний досвід. Потрібно буде опрацьовувати акти виконаних робіт? Вам потрібен претендент з мінімальними знаннями бухгалтерських звітних документів.
Висновки
Отже, основними вимогами до спеціаліста тендерного відділу є:
Серед претендентів бажаними є юристи, люди з досвідом продажів, діловоди та бухгалтери, відштовхуючись від конкретного випадку. Ключовою перевагою є досвід та знання сфери саме публічних закупівель.
Бажаємо швидко та ефективно закривати вакансії!
Шукати співробітників на Jooble
