Большие команды на определенном этапе встречаются с трудностями, когда лидеры не могут эффективно управлять своими коллегами. Работников становится много, процессов еще больше. Создатель софта Effy.ai Андрей Бирзов рассказал нам, как hr-системы позволяют руководителям реализовать свой управленческий потенциал и упростить взаимодействие с командой.
Андрей Бирзов, Co-founder Effy.ai
Каждый hr-софт решает свои задачи. К примеру, Effy.ai помогает лидерам IT-команд управлять своими командами и своими сотрудниками. Система позволяет руководителям отслеживать риски и вовремя на них реагировать. Речь идет о выгорании, увольнении, низкой производительности и мотивации. А операционный блок помогает быстро согласовать любую заявку между руководителем и сотрудником.
Основные задачи hr-софта:
Как ввести hr-систему комфортно
«Первое — это общее правило к инструментам: они должны быть не только инструментами HRов, но и инструментами, которыми пользуются и сотрудники, и руководители команд. Это основное, на мой взгляд», — рассказывает Андрей Бирзов.
Это может быть чат-бот в Telegram, Slack, Microsoft Teams и так далее. То есть то, что используют команды в своей ежедневной работе. Такое сочетание позволит планировать совместную работу вместе с коллегами (видеть их присутствие/отсутствие, понимать их навыки) и давать обратную связь своему руководителю или подчиненному.
«Опросы наших клиентов с ІТ-рынка Украины и Беларуси показывают, что важнейшей составляющей современного hr-софта есть инструменты планирования персонального развития сотрудника: целей команды, отслеживание достижений и прогресса, взаимосвязи общих целей команды и сотрудника с учетом его сильных и слабых сторон».
В процессе выбора системы должен участвовать не только руководитель, который за это отвечает, но и непосредственные участники процесса. Например, лидер команды, который будет пользователем этой системы.
На момент выбора системы компания должна четко себе дать ответ, зачем этот софт нужен. Ответ может оказаться ошибочным, но он должен быть.
Как происходит адаптация к hr-системе
Обычно IТ-компании проводят процесс оценки сотрудников в удобном формате. Иногда это бывает в Google или Excel, что тоже допустимо для небольших команд, но само возведение информации отнимает много времени у HRов.
«Все зависит от того, в каком виде был процесс к внедрению hr-софта и количества попыток. Те, кто делает первую попытку введения, то у них это происходит более болезненно. А те команды, которые делают уже 5 попытку, понимают все подводные камни, поэтому адаптация может происходить незаметно. Это может занимать от 1 дня».
Андрей Бирзов поделился признаками, которые являются причинами внедрения hr-софта в команде:
Это первый сигнал, когда нужно вводить hr-систему. Если компания небольшая, то такой софт не очень нужен. А вот когда СЕО не понимает, кто вот этот конкретный человек и чем он живет, то тогда софт точно нужен. Это ключевой признак.
Например, если в компании 300 сотрудников, а HRов — 8, то есть что оптимизировать и упрощать.
Hr-система полезна работникам и лидерам
Обычно при внедрении hr-софта говорится об удобстве для лидеров команд и HRов. Но такие системы значительно облегчают жизнь и сотрудникам.
1) Автоматизация ежедневных рутинных запросов
Даже успешные компании имеют процессы, которые занимают много времени. Банально — запрос на отпуск. Часто бывает, что сотрудник не имеет возможности проверить онлайн количество доступных дней отпуска. Иногда такие запросы происходят до сих пор на бумаге. Такой базовый процесс можно провести в несколько кликов, которые очень упрощают жизнь сотрудникам. А есть ведь еще другие примеры: компенсация средств сотруднику на спортзал, запрос на посещение определенных событий и тому подобное.
2) Обратная связь
Hr-система даст возможность любому сотруднику наконец понять, что о нем думает руководитель и рассказать о своих впечатлениях о процессе работы. Это важно, например, когда работники в команде в основном интроверты, потому что им сложно рассказывать о своих ожиданиях и переживания.
3) Умение управлять командой
Руководителями обычно становятся лучшие в своем деле: лучший дизайнер, аналитик, менеджер и так далее. И когда человек становится руководителем, то мир меняется полностью. Раньше надо было хорошо верстать, например, а сейчас надо заниматься people management. А с помощью такого софта можно научиться быть хорошим руководителем, потому что система показывает настроение в команде. Теперь руководитель может с помощью опроса понять, с кем пойти на пиво, кого отправить на курсы и с кем нужно попрощаться.
Ну и главное — руководитель узнает, как ему развивать свою команду, поскольку работники в своих ответах точно укажут, чего им не хватает. Для лидера такой софт является эффективным инструментом people management. Поэтому система позволит стать успешным руководителем, а не только быть профи в своей сфере.
Примеры внедрения софта
Андрей Бирзов называет внедрение в компании Jooble одним из самых ярких. Jooble уже имела определенную автоматизацию hr-процессов: не все они были идеальными, но они были. В момент, когда компания выросла количественно, появился внутренний запрос на новые процессы. И вот как раз performance review, оценка 360 стали катализаторами изменений для команды.
«Вот недавно мне Евгений Собакарев (авт. — один из создателей Jooble) сказал, что айтишники хвалят софт, а это бывает редко (авт. — смеется). Потому что когда тебе приносят что-то новое, то обычно люди начинают хейтить, что это не так удобно. А вот интеграция в Slack облегчила этот процесс. Ну и запросы Jooble эволюционировали вместе с hr-системой. То есть получилось все параллельно и органично».
