Как нанимать людей и формировать мощную команду

Советы, кейсы, лайфхаки, секреты удержания и мотивации персонала в непростые времена

Мотивированные сотрудники — залог успешного бизнеса. Но сформировать команду и найти хороших специалистов непросто. Head of Recruitment & Management Practice в Jooble Оксана Огневая делится советами о том, как организовать поиск и наем работников для малого и среднего бизнеса.

Эксперт:

Оксана Огневая,  Head of Recruitment & Management Practice в Jooble

Оксана отвечает за внедрение процессов рекрутинга, адаптации персонала, а также внутреннего взаимодействия команд. Имеет 16 лет опыта в различных компаниях: IT, ритейл, банковский, аграрный, государственный секторы. Оксана — сертифицированный карьерный коуч, находит время на написание статей и проведение лекций.

Принцип распределения соискателей

В любой профессии, существуют три категории соискателей (процентное соотношение приблизительно и может меняться в зависимости от специфики макро и микрофакторов, действующих именно сейчас на рынке): 

10% — активные соискатели; ищущие работу активно, то есть размещают резюме, просматривают вакансии;

40% — относительно активные соискатели; ищущие работу, время от времени, в основном когда что-то случается на нынешнем месте работы. С определенной периодичностью они решают, что надо посмотреть вакансии на рынке труда, и соответственно, посетить специализированные сайты;

50% — неактивные соискатели; те, что даже мысли не имеют зайти на сайт по трудоустройству; они занимаются своей работой и карьерными возможностями в своей компании.

Когда вы размещаете вакансию, она достигает только тех, кто активно ищет работу, то есть остальные специалисты ее не видят или видят эпизодически.

Если мы говорим о небольшом бизнесе, или имеющим определенные ограничения, например, стартап или маленькое производство, то следует понимать, что вероятно, у него нет большого ресурса, чтобы достучаться до всех групп кандидатов и поэтому используется наиболее доступный канал поиска — сайты по трудоустройству. Для того, чтобы расширить воронку кандидатов, до более пассивных, они используют услуги рекрутинговых агентств и привлекают к реферальной программе собственных работников и т.д.

Часто я слышу нарекания на качество отзывов от представителей компаний, что используют для поиска кандидатов исключительно такой канал как размещение объявлений на сайтах по трудоустройству. Стоит помнить, что вашу позицию на сайте видит только определенный процент кандидатов, скажем, 10% активных людей. Но даже эти 10% могут просто не отреагировать на вашу вакансию, поскольку могут найти отрицательный отзыв о вашей компании и решить прислать резюме конкуренту. Также важно в какую рубрику вы разместили вакансию, как ее назвали, указано ли заработную плату, насколько качественно описали функционал и требования к кандидату.

Типичной является поведение владельцев бизнеса, когда радикально отклоняется идея обрабатывать входной поток кандидатов, и принимается решение исключительно о переманивании от конкурента. Здесь мы получаем историю с осторожностью выбора, чтобы не навредить карьере человека, которого берем на работу и собственному имени (если что-то не складывается, то виноват работодатель тоже). Стоит помнить, что кандидаты, которые получают предложения будучи «пассивными» склонны завышать зарплатные ожидания на 30%, а иногда и в два раза.

По собственному опыту могу сказать, что среди активных пользователей, можно найти людей, которые закроют потребности вашего бизнеса. Может показаться, что у конкурентов работают более квалифицированные работники, чем в вашей компании, или те, которые заходят на сайт по трудоустройству. Но на самом деле, там работают такие же люди.

Увеличить шансы закрыть вакансию помогут следующие шаги:

Шаг 1. Поймите, кого именно вы ищете

Например, перед вами стоит задача: увеличить продажи в 3 раза. Логический казалось бы вывод: нужно нанять менеджеров по продажам. Но уже даже на этапах формирования требований и обязанностей кандидатов, а затем, на этапе собеседований, может оказаться, что ваши обязанности касаются роли Customer support и большей степени, чем активного продавца. Собственно это будет провоцировать задержки в закрытии вакансии, порождать образ компании, которая сама не понимает чего хочет от кандидатов. Для предотвращения таких ситуаций я рекомендую создать список задач, которые вам нужно решить, декомпозировать эти задачи до уровня конкретных действий. Определить количество таких действий, время на одно действие, уровень достаточной квалификации кандидата для того, чтобы выполнить это действие. Например, вы задачу «увеличить продажи в 3 раза», детализируете к конкретным действиям (создать базу клиентов, провести переговоры и т.д.), затем указываете необходимые навыки для каждой из них (поиск компаний в интернете, создание профиля потенциального клиента в СRM, поиск контактных лиц, подготовка коммерческих предложений и т.д.), указываете уровень квалификации (для поиска компаний в интернете – базовая квалификация, предыдущего опыта не надо, для проведения переговоров требуется высокая квалификация и знание рынка, таких переговоров будет 40% от всего времени).

Из этого списка вы увидите, кто именно вам нужен, какие условия вы можете предложить работнику, как распределить задачи и не перегружать человека, на какую оплату труда может рассчитывать кандидат. Возможно ваша задача потребует не одного специалиста, а больше.

Это упражнение со списком поможет вам корректно описать и вакансию. Помните, что требования в вакансии должны отражать обязанности, не дописывайте требований ради того что бы «было».

Шаг 2. Найдите, чем заинтересовать кандидата

Ваши потребности — это очень важно, но есть еще внешний рынок труда и конкуренты, которые предлагают кандидатам альтернативу. Люди имеют право выбора и нужно сделать так, чтобы ваше предложение, как минимум, соответствовало нормам рынке, как максимум — вызвала желание на него откликнуться.

Бывает так, что работодатель находится в самолюбивой иллюзии относительно своей компании, и считает, что на улице очередь, чтобы стать сотрудником его компании. Для повышения уровня адекватного восприятия реальности, рекомендую такое упражнение: зайдите на сайт для поиска работы, просмотрите 100 альтернативных вакансий, которые могут быть интересны потенциальному вашему кандидату. То есть посмотрите на рынок глазами кандидата. Оцените предложения, просмотрите подробно описания и скорректируйте ваш месседж для потенциальных кандидатов.

Шаг 3. Определитесь с инструментом и форматом оценки кандидатов

Если я спрошу у вас об инструментах оценки кандидатов, то уверена, что большинство назовет такой инструмент, как собеседование. Кроме собеседования есть еще много других инструментов оценки: тестирование, выполнение различных задач и т.д. Собеседование относится к субъективным методам оценки людей, ведь каждый интервьюер имеет свои стереотипы, ограничения и оценивает кандидата через призму собственного мировосприятия. А кандидат пытается соответствовать воображаемому видению работодателю и дает социально желаемые ответы. Собеседование должно иметь определенную структуру и четко описанные вами критерии, что именно вы будете оценивать. Собеседование — это не разговор на свободную тему, а серьезная работа, результатом которой должно стать решение: идем с кандидатом дальше или прекращаем общение.

Как оценивать кандидатов

1. Создайте бланк оценки качеств, на основе требований и квалификаций (которые вы, я надеюсь, подготовили благодаря задаче со списком).
2. Подберите инструмент оценки. Когда мы говорим о проверке hard-skills, то собеседование не очень нам поможет их проверить. Нужно, чтобы человек продемонстрировал нам этот навык, поэтому выберите самый эффективный инструмент для этого.
3. Продумайте архитектуру процесса отбора. Неправильно устраивать процесс отбора наугад. Решите или лучше сначала провести собеседование, а затем проверить кандидата в службе безопасности или в конце послать кандидата на медицинский осмотр или переставить эти этапы как-то по-другому? Нужно продумать как сделать так, чтобы процесс отбора обеспечивал возможность и человеку, и вам получить решение о том, подходите ли вы друг другу, быстро и максимально понятно. Например, можно указать в объявлении, что необходимы справки или отдельные документы. Компактность отбора имеет ключевое значение, потому что люди не хотят и не имеют возможности ждать ваше решение 2-3 недели.

Собеседование

Не короче 60 минут. Если есть встреча с кандидатом на 15 минут, то не называйте встречу таким полноценным словом, как собеседование. Это — скрининг навыков, знакомство.

Полноценное 60-минутное собеседование я рекомендую проводить в случаях: найма людей среднего уровня квалификации или если результат их работы имеет большое значение для бизнеса.

Несколько правил для проведения собеседования:

• 3 минуты: small-talk, приветствие, общение на нейтральную тему;
• 7 минут: разговор о компании, берите инициативу в свои руки. Статистика показывает, что 70% людей не вернутся к вам, если они почувствовали себя униженными. К вам пришел гость, и вы должны принять его достойно. Начните с такой фразы: «Я понимаю, что у вас возможно и не было времени прочитать о нашей компании. Давайте, я расскажу чем мы занимаемся». Если человек интересовался вами, он на этой фразе проявит свои знания. Если нет, то это будет понятно в ходе дальнейшего разговора. Атмосфера такой беседы совсем другая, если сравнить с вариантом, когда человек только пришел, а вы уже устроили допрос: «Что о нас знаете? Почему мечтаете у нас работать?». Вы берете лидерство за создание атмосферы на себя, с уважением относитесь к времени человека и к тому, что он мог не посмотреть информацию о вашей компании.
• 15 минут: биографическое интервью. Время для вопросов об изменении мест работ, причины увольнений и переходов и т.д. По моему опыту, только 3 человека сказали мне прямо, что их уволили. Остальные кандидаты называют причинами увольнения: недалекость работодателя, неумение удерживать работников, истощение, выгорание и т.д. Но статистика показывает, что как минимум половина из активных соискателей уволены на самом деле не по собственному желанию. Для выяснения реальных причин увольнений, советую использовать такой инструмент как «проверка рекомендаций», позвонить на предыдущие места работы. Если вы искренне пообщаетесь с предыдущим руководителем, то обязательно найдете общий язык и получите правдивую информацию;
• 30 минут: поведенческое интервью. Его используют 90% мировых компаний, как одно из наиболее валидных интервью. Результатом поведенческого интервью есть понимание типичного поведения кандидата, его реакций на определенные события. Из него вы получите хотя бы 30% правды, которую потом нужно будет все равно проверить (следующими собеседование, тестированием, сбором рекомендаций).

Примеры вопросов для поведенческого интервью:

• Опишите место работы, где вы чувствовали, что применяете свои способности максимально эффективно/неэффективно;
• Вспомните задачи, которые вам не хотелось делать, но вы их выполняли, потому что было «нужно» (или наоборот — делали с удовольствием);
• Вспомните ситуацию, когда вам было непросто найти общий язык с коллегой.

Модерировать ответы кандидата на поведенческом интервью рекомендую по технологии STAR или PARLA

STAR 

S – Start. Расскажите, что случилось? Опишите ситуацию.

T – Task. Какая задача перед вами стояла? Чем она отличалась от других?

A – Act. Что именно вам удалось сделать для решения ситуации/задачи?

R – Result. Какого результата было достигнуто? Какой результат от вас ожидался?

PARLA

Методика Parla хорошо срабатывает с молодыми специалистами и на тех, кто меняет сферу деятельности. Здесь вопрос в стиле «Почему вас научила эта ситуация?», «Какие уроки из нее вынесли?», что проверяют способность человека к развитию, умение решать проблемы.

P – Problem. Опишите проблему, с которой вам пришлось иметь дело. В чем были ее особенности?

A – Action. Что вам пришлось сделать для решения вашей проблемы? Что было сделано именно вами?

R – Result. Каких результатов было достигнуто?

L – Learned. Чему вас научила эта ситуация? Какие уроки вы вынесли из него?

A – Applied. Как потом вы использовали эти уроки?

Насчет каналов поиска: где найти своего человека?

Сайты по трудоустройству — это универсальный способ поиска кандидатов. Там можно размещать вакансии почти на все должности, но на каждую из должностей желательно добавить специальные дополнительные источники: телеграмм-каналы, группы в фейсбуке, расклейка объявлений и т.д.; При выборе канала поиска ориентируйтесь на целевую аудиторию. Спросите себя: «Где мой кандидат проводит время?; Где он чаще всего находится?».

Рабочий персонал, который быстро меняет работу, можно искать через специальные аутсорсинговые компании, специализированные сайты по трудоустройству, расклеивать объявления в местах их скопления, использовать реферальные программы. Обязательно укажите несколько номеров телефонов для соискателей в вакансии.

Адаптация новичков

После того как человек переступает порог вашей компании, стоит позаботиться об адаптации. Вашей задачей является помощь работнику быстрее познакомиться с людьми и атмосферой в компании.

Рассказать о компании и работе:

• Миссия, ценности;
• История компании;
• Стратегия компании;
• Чем занимается компания?;
• Ритуалы в компании;
• Организационная структура?;
• Объяснить распорядок дня;
• Показать рабочее место;
• Рассказать о политике обучения и курсов;
• Заказ техники;

Привычки менеджмента:

• Субординация;
• Культура обратной связи;

Профессиональная адаптация:

• Как оценивается профессиональная деятельность;
• Команда, распределение обязанностей;
• Четкость задач, техника, инструменты;

Качество менеджмента измеряется текучестью персонала и тем насколько вы можете удержать удовлетворенность коллег, от начала и до конца, в вашей компании.

Материал создан на основе лекции из серии бесплатных вебинаров о HR-менеджмент запущенных Министерством цифровой трансформации Украины, в рамках национального проекта по развитию предпринимательства Дия.Бизнес, и сайта поиска работы Jooble.