Великі команди на певному етапі зустрічаються з труднощами, коли лідери не можуть ефективно керувати своїми колегами. Працівників стає багато, процесів ще більше. Співзасновник софту Effy.ai Андрій Бірзов розповів нам, як hr-системи дозволяють керівникам реалізувати свій управлінський потенціал та спростити взаємодію з командою.
Андрій Бірзов, Co-founder Effy.ai
Різні hr-софти вирішують різні завдання. До прикладу, Effy.ai допомагає лідерам IT-команд керувати своїми командами та своїми співробітниками. Система дозволяє керівникам відстежувати ризики та вчасно на них реагувати. Йдеться про вигорання, можливість звільнення, низьку продуктивність чи мотивацію тощо. А операційний блок допомагає швидко узгодити будь-яку заявку між керівником та співробітником.
Основні завдання hr-софту:
Як запровадити hr-систему комфортно
«Перше — це загальне правило до інструментів: вони повинні бути не лише інструментами HRів, а й інструментами, якими користуються і співробітники, і керівники команд. Це основне, як на мене», — розповідає Андрій Бірзов.
Це може бути чат-бот у Telegram, Slack, Microsoft Teams тощо. Тобто те, що використовують команди у своїй щоденній роботі. Таке поєднання дасть можливість планувати спільну роботу разом із колегами (бачити їхню присутність/відсутність, розуміти їхні навички та скіли) та дати зворотний зв’язок своєму керівнику чи підлеглому.
«Опитування наших клієнтів з ІТ-ринку України та Білорусі показують, що найважливішим складником сучасного hr-софту є інструменти планування персонального розвитку співробітника: цілей команди, трекання досягнень та прогресу, взаємозв’язку спільних цілей команди та співробітника з врахуванням його сильних та слабких сторін».
У процесі вибору системи повинен брати участь не лише керівник, який за це відповідає, а й безпосередні учасники процесу. Наприклад, HR, який буде далі цим керувати, лідер команди, який надалі буде користувачем цієї системи.
На момент вибору системи компанія повинна чітко собі дати відповідь, навіщо цей софт потрібен. Відповідь може виявитися помилковою, але вона має бути.
Як відбувається адаптація до hr-системи
Зазвичай ІТ-компанії проводять процес оцінювання співробітників у зручному для себе форматі. Іноді це буває в Google чи Excel, що теж допустимо для невеликих команд, але саме зведення інформації забирає багато часу в HRів.
«Все залежить від того, в якому вигляді був процес до впровадження hr-софту та кількості минулих спроб. Ті, хто робить першу спробу запровадження, то в них це відбувається більш болісно. А ті команди, які роблять вже 5 спробу, розуміють всі підводні камені, тому адаптація може відбуватися непомітно. Це може займати від 1 дня».
Андрій Бірзов поділився ознаками, які є причинами впровадження hr-софту в команді:
Це перший сигнал, коли потрібно запроваджувати hr-систему. Бо якщо компанія невелика, то такий софт не дуже потрібен. А от коли СЕО не розуміє, хто є ось та конкретна людина та чим вона живе, то тоді софт точно потрібен. Це ключова ознака.
Наприклад, якщо в компанії 300 співробітників, а HRів — 8, то є що оптимізувати та спрощувати.
Hr-система корисна працівникам та лідерам
Зазвичай під час впровадження hr-софту йдеться про зручність для лідерів команд та HRів. Але такі системи значно полегшують життя й співробітникам.
1) Автоматизація щоденних рутинних запитів
Навіть успішні компанії мають процеси, які займають багато часу. Банально — запит на відпустку. Часто буває, що співробітник не має можливості в онлайні перевірити кількість доступних днів відпустки. Іноді такі запити відбуваються ще досі на паперах. Такий базовий процес можна провести в декілька кліків, які дуже спрощують життя співробітникам. А є ще ж інші приклади: компенсація коштів співробітнику на спортзал, запит на відвідування певних подій тощо.
2) Зворотний зв’язок
Hr-система дасть можливість будь-якому співробітнику нарешті зрозуміти, що про нього думає керівник та розповісти про свої враження щодо процесу роботи. Це важливо, наприклад, коли працівники в команді здебільшого інтроверти, бо їм складно розповідати про свої очікування та переживання.
3) Вміння керувати командою
Керівниками зазвичай стають найкращі у своїй справі: найкращий дизайнер, аналітик, тестувальник тощо. І коли людина стає керівником, то світ змінюється повністю. Раніше треба було гарно дизайнити, наприклад, а зараз треба займатися people management. А за допомогою такого софту можна навчитися бути хорошим керівником, бо система показує настрій у команді. Тепер керівник може за допомогою опитування зрозуміти, з ким піти на пиво, кого відправити на курси та з ким треба попрощатися.
Ну і головне — керівник дізнається, як йому розвивати свою команду, бо працівники у своїх відповідях точно вкажуть, чого їм не вистачає. Для лідера такий софт є ефективним інструментом people management. Тому система дасть змогу стати успішним керівником, а не лише бути профі у своїй галузі.
Приклади впровадження софту
Андрій Бірзов називає впровадження в компанії Jooble одним із найяскравіших. Jooble вже мала певну автоматизацію hr-процесів: не всі вони були ідеальними, але вони були. У момент, коли компанія виросла кількісно, з’явився внутрішній запит на нові процеси. І от якраз performance review, оцінка 360 стали каталізаторами змін для команди.
«От нещодавно мені Євген Собакарьов (авт. — один із засновників Jooble) сказав, що айтішники хвалять софт, а це буває рідко (авт. — сміється). Бо коли тобі приносять щось нове, то зазвичай люди починають хейтити, що це не так зручно. А от інтеграція в Slack полегшила цей процес. Ну і запити Jooble еволюціонували разом із hr-системою. Тобто вийшло все паралельно та органічно».
Шукати співробітників на Jooble
